Establecer expectativas de inicio de sesión para la comunidad escolar.

Cómo establecer expectativas claras y coherentes en torno al acceso a la plataforma para padres y alumnos, y cómo utilizar los datos de inicio de sesión para comprender y mejorar la participación de la comunidad en todas las plataformas Faria .

El envío de correos electrónicos de bienvenida es el inicio de la integración de la comunidad, no el final. Que los padres y los alumnos inicien sesión, con qué frecuencia y si la experiencia les resulta útil depende de las expectativas que establezca el centro educativo y de si estas se comunican con claridad antes de que se habilite el acceso.

Este artículo aborda las decisiones que los centros educativos deben tomar antes de abrir el acceso comunitario a las plataformas Faria , y cómo utilizar las herramientas disponibles para supervisar y mejorar la participación a lo largo del tiempo. Es aplicable a ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy y Atlas .

Del equipo Faria : Las escuelas que registran altos índices de participación de los padres tienen algo en común: les explicaron claramente qué hacer en la plataforma, con qué frecuencia y por qué es importante para sus hijos. La participación no surge por sí sola. Surge cuando se espera, se explica y se facilita.

Cómo decidir sobre el acceso uniforme antes de abrir cuentas

Antes de enviar correos electrónicos de bienvenida a los padres, conviene considerar cómo se estructurará el acceso familiar. Esto es especialmente importante para ManageBac+ y SchoolsBuddy , donde un estudiante puede tener dos padres o tutores, cada uno con su propia cuenta.

Dos preguntas que hay que decidir de antemano:

¿Cuántas cuentas por familia?

En lugar de importar automáticamente a todos los padres y tutores disponibles, considere si su escuela prefiere una cuenta por familia o una por padre. Un único inicio de sesión familiar compartido es más sencillo para muchas familias y genera datos de participación más precisos. El análisis de inicio de sesión en una plataforma donde dos padres tienen una cuenta cada uno, pero solo inician sesión desde un dispositivo, mostrará una cuenta como activa y la otra como completamente inactiva, lo que puede distorsionar la participación real de su comunidad.

Por el contrario, las cuentas separadas para padres permiten una comunicación personalizada y un registro de auditoría más claro, lo cual puede ser importante para escuelas donde los padres están separados o donde las comunicaciones deben llegar a personas individuales en lugar de a familias. Ninguna de las dos opciones es universalmente correcta; la clave está en tomar una decisión deliberada en lugar de aceptar la opción predeterminada.

¿Acaso los padres necesitan tener sus propias cuentas?

Para algunas escuelas, especialmente aquellas que no utilizarán funciones específicas para padres, como una asociación de padres o mensajería directa, puede ser más conveniente que los padres accedan a la plataforma a través de la cuenta de su hijo/a. Esto permite que el niño/a vea su propio progreso, elimina el problema de que las cuentas de padres inactivas distorsionen los datos de participación y simplifica la administración de la cuenta. Si su escuela adopta este enfoque, documéntelo claramente en el manual para padres para que las familias comprendan por qué no reciben credenciales de acceso separadas.

Establecer y comunicar las expectativas de inicio de sesión

Una vez que haya decidido la estructura de acceso, comunique sus expectativas con claridad antes de que los padres y los alumnos reciban sus credenciales de inicio de sesión. Las expectativas que debe definir y compartir incluyen:

Expectativa	Ejemplo de guía para comunicar
Frecuencia de inicio de sesión	"Pedimos a los padres que inicien sesión al menos una vez por semana durante el período lectivo para comprobar la asistencia de sus hijos y las próximas evaluaciones".
Configuración de notificaciones	Recibirás una notificación por correo electrónico cuando se publique una nueva evaluación o cuando un profesor publique un mensaje. Puedes ajustar la frecuencia de las notificaciones en la configuración de tu cuenta.
En qué se espera que actúen los padres	"Si observa una ausencia injustificada, comuníquese directamente con la secretaría del colegio. Si tiene alguna pregunta sobre una calificación, comuníquese con el profesor de la clase."
De qué son responsables los estudiantes	"Se espera que los estudiantes consulten ManageBac+ diariamente para ver las nuevas tareas y fechas límite, y que envíen todos los trabajos del curso a través de la plataforma antes de la fecha límite publicada".

Incluya estas expectativas en el manual para padres y estudiantes, en el correo electrónico de bienvenida y en los materiales de la sesión de orientación. Las expectativas que solo conoce el equipo administrativo no llegarán a su comunidad.

Uso de datos de inicio de sesión para monitorear la participación.

Las plataformas Faria proporcionan a los administradores herramientas para comprender el nivel de interacción de la comunidad con sus cuentas. Su uso regular ayuda a identificar a las familias que podrían necesitar un incentivo y brinda a los directivos escolares datos valiosos sobre la adopción de la plataforma.

Registro de auditoría de último acceso en ManageBac+

Cada perfil de padre/madre en ManageBac+ registra la fecha del último acceso a la cuenta. Los administradores pueden consultar esta información directamente en el perfil del padre/madre o acceder a una visión general más amplia accediendo a Configuración, luego a Directorio de la escuela y filtrando por fecha de último acceso en orden descendente para ver las cuentas más activas recientemente e identificar aquellas a las que no se ha accedido recientemente.

Para ver una hoja de cálculo con todas las cuentas de padres y madres, incluyendo las fechas de último acceso, utilice la opción «Exportar información de alumnos y padres» del panel de navegación derecho. Esto resulta útil para compartir datos de participación con la dirección del centro o para identificar a las familias con las que contactar al inicio del nuevo curso.

Nota: la fecha de último acceso refleja la zona horaria configurada en la sección "Configuración de la escuela", no la zona horaria local del usuario.

Señales de participación en otras plataformas Faria

En OpenApply , la actividad de la solicitud y del portal se puede rastrear a nivel individual del solicitante, lo que resulta útil para identificar a las familias que han iniciado solicitudes pero no las han completado, o que no han visto las comunicaciones enviadas a través de la plataforma. En SchoolsBuddy , el registro de actividad y las tasas de respuesta de consentimiento proporcionan señales indirectas de participación a nivel familiar.

Utilice estos datos como punto de partida para el seguimiento: una familia que no haya iniciado sesión desde que se envió el correo electrónico de bienvenida puede que simplemente necesite un recordatorio, una llamada telefónica directa o un método de inicio de sesión diferente.

Pasos prácticos para mejorar la baja participación.

Si los datos de inicio de sesión muestran que una parte significativa de la comunidad de padres no participa, rara vez se debe a la falta de voluntad. Generalmente, se debe a una de estas tres cosas: el proceso de inicio de sesión era demasiado confuso al principio, la escuela no ha comunicado una razón convincente para iniciar sesión con regularidad o la plataforma no es suficientemente accesible desde los canales habituales de comunicación de la familia.

Vuelva a mostrar el enlace de inicio de sesión al comienzo de cada trimestre , no solo al principio del año; las familias que restablecen su rutina de inicio de sesión cada septiembre a menudo también necesitan un recordatorio en enero y abril.
Conectar la actividad de la plataforma con las cosas que les importan a los padres : enmarcar las revisiones ManageBac+ en torno a las próximas evaluaciones y fechas de publicación de informes, enmarcar los inicios de sesión SchoolsBuddy en torno a los períodos de reserva de actividades; las familias interactúan con las plataformas cuando hay algo específico y oportuno en lo que actuar.
Ofrezca una breve sesión de reincorporación para las familias que se han desconectado persistentemente : una sesión individual de 10 minutos con un padre que nunca ha logrado iniciar sesión es más efectiva que un tercer correo electrónico de recordatorio.
Verifique si existen barreras técnicas antes de asumir que la desconexión se ha producido : es posible que algunas familias nunca hayan recibido su correo electrónico de bienvenida (revise la carpeta de correo no deseado, verifique la dirección de correo electrónico registrada) o que hayan intentado iniciar sesión y se hayan encontrado con un error que nunca se informó.

En resumen

Decida la estructura de acceso (cuentas por familia y si los padres necesitan sus propias cuentas) antes de habilitar el acceso, no después.
Establecer y comunicar expectativas claras sobre el inicio de sesión: frecuencia, qué acciones se deben tomar y qué notificaciones se deben esperar.
Utilice el registro de auditoría de último acceso en ManageBac+ y las señales de participación equivalentes en otras plataformas para identificar y dar seguimiento a las familias que no participan activamente.
La baja participación suele deberse a una barrera de comunicación o acceso, no a la falta de voluntad; en lugar de enviar más correos electrónicos de recordatorio, hay que abordar la causa raíz.

Unas expectativas claras al iniciar sesión y una monitorización activa de la participación son clave para que el acceso de la comunidad a ManageBac+ , SchoolsBuddy y OpenApply se convierta de una simple función en un auténtico canal de comunicación entre la escuela y el hogar. Contacta con tu representante FariaSupport para obtener orientación sobre cómo configurar el acceso de los padres y los informes de participación según las necesidades de tu centro educativo.