Integrar al personal a una nueva plataforma es un desafío. Integrar a toda la comunidad de padres y alumnos es otro. Las familias se acercan a las plataformas escolares con distintos niveles de conocimientos técnicos, diferentes dispositivos y diferentes expectativas sobre la frecuencia con la que deben iniciar sesión y qué deben hacer una vez dentro. Sin una introducción estructurada, una parte importante de la comunidad simplemente no participará, y la escuela perderá la visibilidad y la comunicación que la plataforma se implementó para brindar.

Esta guía abarca los pasos clave para presentar las plataformas Faria a su comunidad de estudiantes y padres, desde la preparación hasta la participación continua. Los principios se aplican a ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy y Atlas , con notas específicas para cada plataforma cuando corresponda.

Del equipo Faria : Las escuelas con los índices más altos de participación comunitaria no se limitan a un solo correo electrónico de bienvenida. Hacen que el acceso a la plataforma sea visible, esperado y fácil de encontrar, mediante sesiones de orientación, manuales, enlaces al sitio web de la escuela y una comunicación clara sobre lo que los padres y estudiantes deben hacer en la plataforma.

Antes de enviar correos electrónicos de bienvenida: prepare la experiencia.

El momento en que un padre o estudiante recibe el correo electrónico de bienvenida es el momento en que se forma su primera impresión de la plataforma. Si la experiencia que encuentran es incompleta (faltan datos de clase, los registros de calificaciones están vacíos o la vista predeterminada es confusa), esa primera impresión es difícil de revertir.

Antes de enviar correos electrónicos de bienvenida a cualquier grupo de usuarios, confirme que se cumplen los siguientes requisitos:

• Los registros de los estudiantes deben ser completos y precisos : los nombres, los niveles escolares, las asignaciones de clases y los vínculos familiares deben verificarse antes de que los padres puedan ver el perfil de su hijo.
• La plataforma refleja el año académico actual : las clases, las unidades y el contenido relevante deben ser visibles y estar asignados correctamente; no abra el acceso a un sistema vacío.
• Los permisos están configurados correctamente : confirme que los padres pueden ver lo que deben ver y no pueden ver lo que no deben; pruebe esto desde una cuenta de padre antes de enviar las invitaciones.
• Los enlaces de bienvenida para restablecer la contraseña están listos para enviarse . Los enlaces de restablecimiento de contraseña en las plataformas Faria suelen caducar a los 30 días; programe el envío para que las familias tengan tiempo suficiente para activar sus cuentas antes de que caduque el enlace.

Utilice cuentas de prueba para preparar su introducción.

Una de las medidas de preparación más efectivas —y una de las menos utilizadas— es iniciar sesión en la plataforma como estudiante o padre antes que la comunidad. Esto te permite ver de primera mano la experiencia de las familias y detectar cualquier duda antes de que les afecte.

• Agregue un usuario de prueba a su cuenta : cree una cuenta ficticia de estudiante y otra de padre en el sistema de su escuela e inicie sesión con cada una. No se le cobrará por las cuentas de prueba. Utilice estas cuentas durante las jornadas de orientación, las sesiones informativas para padres o la capacitación del personal para mostrar la plataforma desde la perspectiva de la familia.
• Solicite credenciales de cuenta de demostración : para ManageBac+ , comuníquese con el soporte de ManageBac+ enviando una solicitud para acceder a una cuenta de demostración con datos precargados, útil para demostraciones antes de que los datos de su propia escuela estén listos.

Visualizar la plataforma a través de una cuenta de padre o estudiante antes de su lanzamiento es la forma más eficaz de identificar fallos de configuración que las pruebas realizadas por el administrador no revelarán.

Haz visible el acceso a la plataforma en el sitio web de tu escuela.

El enlace de inicio de sesión, oculto en un correo electrónico enviado hace seis meses, no está disponible. Los padres y alumnos deberían poder acceder a su plataforma desde el sitio web de la escuela sin tener que revisar su bandeja de entrada.

• Agregue enlaces de inicio de sesión directo a la página web de su escuela : una sección de "Portal para padres", "Portal para estudiantes" o "Inicio de sesión de la comunidad" en su menú de navegación o pie de página, con enlaces claramente etiquetados a cada plataforma que utilice su comunidad.
• Incluya enlaces a la plataforma en el pie de página de los correos electrónicos de su escuela , para que cada comunicación refuerce la idea de que las familias deben acceder a sus cuentas.
• Incluya las URL de inicio de sesión en los manuales físicos y digitales , especialmente para las familias nuevas al momento de la inscripción; la confirmación de inscripción OpenApply es un lugar idóneo para incluir los datos de inicio de sesión ManageBac+ o SchoolsBuddy para los estudiantes de nuevo ingreso.
• Publica los enlaces en los canales de comunicación existentes de tu escuela : los tablones de anuncios de clase, los boletines informativos y los canales de la asociación de padres son lugares útiles para recordar la información de acceso al comienzo de cada trimestre.

El objetivo es que la pregunta "¿Dónde inicio sesión?" nunca sea necesaria para contactar con el servicio de asistencia. Si la respuesta no se encuentra de inmediato en la página web pública de tu centro educativo, se te preguntará repetidamente.

Impartir sesiones de orientación adaptadas a cada público.

Los estudiantes y los padres utilizan las plataformas escolares de manera diferente y tienen preguntas distintas. Una sesión de orientación conjunta que intente abarcar a ambos públicos resulta menos eficaz que dos sesiones más cortas y específicas.

Para estudiantes

Céntrese en las tareas que los estudiantes realizan con mayor frecuencia: acceder a las tareas y fechas límite, entregar trabajos, consultar calificaciones y asistencia, y comprender las notificaciones. Sea práctico y orientado a tareas, con acceso a la plataforma en tiempo real. Explique claramente el acceso móvil, ya que la mayoría de los estudiantes utilizarán la plataforma principalmente desde su teléfono.

Para padres

Céntrese en lo que los padres pueden supervisar: el progreso académico de sus hijos, la asistencia, las fechas límite y las comunicaciones escolares. Explique con qué frecuencia deben iniciar sesión y qué hacer si ven algo preocupante. Si es posible, grabe la sesión para que los padres que no puedan asistir tengan acceso a ella.

Para nuevas familias cada año

Incorpore la orientación sobre la plataforma a su proceso estándar de integración para familias nuevas como un paso obligatorio, no como un extra opcional. Las familias que se unan a mitad de año deben recibir la misma introducción, no solo un correo electrónico de bienvenida y dar por sentado que lo entenderán por sí solas.

Crear un manual comunitario

Un manual para padres y alumnos, específico sobre cómo su escuela utiliza cada plataforma, es una de las herramientas de incorporación más duraderas que puede crear. A diferencia de una sesión de orientación, está disponible cuando una familia tenga alguna pregunta. Un manual útil incluye:

• La URL de inicio de sesión específica de su escuela para cada plataforma.
• Qué puede ver y hacer cada tipo de usuario en la plataforma.
• Con qué frecuencia la escuela espera que los padres y los estudiantes inicien sesión.
• Qué notificaciones esperar y qué significan
• A quién contactar si hay un problema de inicio de sesión o una pregunta sobre los datos.
• Políticas específicas de cada centro educativo sobre el uso de la plataforma.

Personaliza siempre cualquier manual con el nombre, el logotipo y la URL específica de tu escuela. Un manual que incluye una URL genérica da a entender a las familias que han recibido un documento genérico en lugar de una guía específica para su escuela.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debemos enviar correos electrónicos de bienvenida a los estudiantes y a los padres?

Envía los correos electrónicos de bienvenida una vez que la plataforma esté completamente configurada y lista, no antes. Puedes enviarlos después de una asamblea de inicio de curso, una sesión de orientación o al comienzo de un nuevo trimestre. Los enlaces de activación de contraseña caducan a los 30 días, así que programa el envío para que las familias tengan tiempo suficiente para actuar.

¿Pueden los padres y los alumnos ver el contenido antes de que esté listo?

En ManageBac+ , los profesores pueden marcar las unidades como borrador para ocultarlas a la vista de alumnos y padres hasta que estén listas para su publicación. Confirme con su equipo docente que esta configuración se utiliza de forma consistente; los padres no deberían encontrar unidades vacías o incompletas al iniciar sesión por primera vez.

¿Cómo podemos enviar noticias y actualizaciones periódicas a los padres a través de la plataforma?

ManageBac+ incluye un foro de la Asociación de Padres para enviar noticias a todos los padres o a grupos de alumnos específicos. SchoolsBuddy permite enviar mensajes directos y comunicar actividades a las familias. Utilice estos canales integrados en la plataforma junto con sus métodos de comunicación habituales para aumentar la probabilidad de que los padres asocien la plataforma con contenido útil y frecuente, y no solo con avisos de inicio de sesión.

¿Qué ocurre con las familias que no participan después de la presentación inicial?

La falta de participación es común durante el primer trimestre y mejora una vez que las familias comprenden cómo la plataforma se integra con la experiencia escolar diaria de sus hijos. Reitere el enlace de inicio de sesión y un recordatorio de las funciones clave al comienzo de cada trimestre. Evite enviar demasiadas notificaciones para eventos menores; las familias que reciben demasiadas alertas de poca importancia terminan ignorándolas todas.

En resumen

• Prepare la experiencia de la plataforma antes de enviar los correos electrónicos de bienvenida: las familias deben encontrar un sistema completo y preciso en su primer inicio de sesión.
• Añade enlaces de inicio de sesión directo a la página web de tu centro educativo, a los pies de página de los correos electrónicos y a los manuales, para que el acceso a la plataforma sea siempre fácil de encontrar.
• Realice sesiones de orientación separadas y personalizadas para estudiantes y padres; las sesiones combinadas son menos efectivas para ambos públicos.
• Crea un manual para la comunidad con la URL específica de tu escuela, las expectativas y las directrices; personaliza siempre cualquier plantilla con el nombre y el logotipo de tu escuela.

El equipo Faria ofrece seminarios web a pedido sobre la incorporación de la comunidad a ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy y Atlas . Visite events.faria.org/on-demand-webinars para acceder a la biblioteca completa.

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