تستثمر معظم المدارس جهودًا كبيرة في تدريب الموظفين قبل إطلاق أي نظام جديد، ثم تتساءل عن سبب استمرار ضعف الإقبال عليه بعد أسابيع. نادرًا ما تكمن المشكلة في جودة التدريب نفسه، بل في النموذج المُتبع: جلسة واحدة تُقدّم مرة واحدة، يُفترض أن تكفي المستخدمين لأشهر من الاستخدام الفعلي.

هذه المقالة موجهة للمسؤولين ومديري تقنية المعلومات الذين يتولون تخطيط أو دعم تدريب الموظفين على منصات مثل ManageBac+ و OpenApply و Atlas و SchoolsBuddy . والهدف هو الانتقال من التدريب كحدثٍ إلى التدريب كممارسةٍ مستمرة.

تُظهر الأبحاث باستمرار أن الناس يحتفظون بنحو 10% فقط مما يسمعونه في جلسات المحاضرات، ولكن بنسبة أكبر بكثير عند تطبيق ما يتعلمونه عمليًا. التدريب الفعال مصممٌ حول التطبيق العملي، وليس مجرد الاستماع.

مشكلة التدريب لمرة واحدة

تُعاني جلسة تدريبية واحدة قبل بدء التشغيل من مشكلة جوهرية تتعلق بالتوقيت: إذ يتعلم الموظفون إجراءات عمل لم يحتاجوا إليها بعد. وبدون تطبيق فوري وحقيقي، تتلاشى المعرفة بسرعة.

تشمل أنماط الأعطال الشائعة الأخرى ما يلي:

• تدريب الجميع بنفس الطريقة = يحتاج المعلم الذي يُصحح التقييمات إلى معرفة مختلفة عن تلك التي يحتاجها مسجل الطلاب الذي يُدير سجلات الالتحاق.
• تغطية الكثير من المعلومات دفعة واحدة = إرباك الموظفين بكل ميزة قبل أن يستخدموا الأساسيات
• عدم وجود دعم للمتابعة = لدى الموظفين أسئلة بعد اليوم الأول ولكن لا توجد طريقة واضحة للحصول على إجابات
• التدريب المقدم في وقت غير مناسب = جلسات مقررة خلال فترات الذروة عندما يكون الموظفون مثقلين بالأعباء بالفعل

صمم التدريب بناءً على الأدوار، وليس الميزات

التدريب الأكثر فعالية هو التدريب المصمم خصيصاً لما يحتاجه الشخص تحديداً. بدلاً من تقديم نظرة عامة على المنصة، صمم جلسات تدريبية تركز على الأدوار الوظيفية وسير العمل الرئيسي لكل منها.

أمثلة على مسارات التدريب القائمة على الأدوار

حافظ على تركيز الجلسات. إذا لم يكن سير العمل ذا صلة بدور شخص ما، فلا ينبغي أن يكون ضمن جلسته.

بناء نموذج تدريب متعدد الطبقات

بدلاً من حدث تدريبي واحد، فكر في الأمر على ثلاثة مستويات:

الطبقة 1 = قبل بدء التشغيل

ركّز فقط على الأساسيات اللازمة للبدء. ليس هذا هو الوقت المناسب لشرح الميزات المتقدمة. غطِّ سير العمل الرئيسي، ومصادر المساعدة، ومن تتواصل معه لطرح الأسئلة. اجعل الجلسات قصيرة ومخصصة لكل دور.

الطبقة الثانية = أول 30 يومًا

مع بدء الموظفين باستخدام النظام في سيناريوهات واقعية، ستظهر أسئلة لم تكن متوقعة خلال التدريب. لذا، يُنصح بتحديد جلسة متابعة أو ساعة مكتبية للأسئلة والأجوبة بعد أسبوعين أو ثلاثة أسابيع. غالبًا ما تكون هذه أهم نقطة تواصل تدريبية خلال عملية تطبيق النظام بأكملها.

الطبقة 3 = التطوير المستمر

أدرج فرصًا تعليمية قصيرة ومنتظمة في التقويم الدراسي، مثل نصيحة مدتها 15 دقيقة تُشارك في اجتماع الموظفين، أو رسالة شهرية تتضمن معلومات مفيدة، أو إمكانية الوصول إلى جولات تعريفية مسجلة. تُصدر منصات مثل ManageBac+ و OpenApply تحديثات دورية؛ لذا فإن إرسال تحديثات موجزة يُبقي الموظفين على اطلاع دون إثقال كاهلهم.

أنشئ موارد سيستخدمها الموظفون بالفعل

الدورات التدريبية مؤقتة، أما المواد المرجعية فهي دائمة. استثمر الوقت في إنشاء موارد يمكن للموظفين الرجوع إليها بشكل مستقل.

موارد قيّمة لإنشائها أو تنظيمها:

• بطاقات مرجعية سريعة من صفحة واحدة لأكثر سير العمل شيوعًا، خاصة بكل دور
• تسجيلات فيديو قصيرة (أقل من 3 دقائق) للمهام الرئيسية، يمكن الوصول إليها من محرك أقراص مشترك أو ويكي داخلي
• وثيقة أسئلة وأجوبة بسيطة مبنية على أسئلة حقيقية تظهر أثناء التدريب والاستخدام الأولي
• روابط إلى وثائق مساعدة Faria = توجيه الموظفين مباشرةً إلى مقالات مركز المساعدة ذات الصلة بدلاً من توقع قيامهم بالبحث

بإمكان فريق FariaSupport المساعدة في تحديد موارد المساعدة الأكثر ملاءمة لتكوين مدرستك المحدد.

نصائح واعتبارات

• تجنب التدريب خلال فترات الذروة = نهاية الفصل الدراسي، وموسم كتابة التقارير، ومواعيد القبول ليست أوقاتًا مثالية لتعلم أنظمة جديدة
• استخدم بيانات حقيقية في التدريب = حيثما أمكن، درّب الموظفين على بيانات مدارسهم الفعلية بدلاً من الأمثلة العامة؛ فهذا يجعل أهمية التدريب واضحة على الفور.
• جمع الملاحظات بعد كل جلسة = نموذج بسيط من ثلاثة أسئلة (ما كان مفيدًا، ما كان غير واضح، ما الذي لا تزال بحاجة إليه) سيساعد في تحسين الجلسات المستقبلية
• أدرك أن بعض الموظفين سيحتاجون دائمًا إلى مزيد من الدعم = ضع هذا التوقع في الاعتبار، وتأكد من وجود مسار سهل للحصول على المساعدة بعد انتهاء التدريب

في ملخص

• جلسات التدريب الفردية قبل بدء التشغيل ضرورية ولكنها غير كافية = خطط للدعم متعدد المستويات خلال أول 30 إلى 60 يومًا.
• جلسات التصميم تركز على الأدوار وسير العمل الحقيقي، وليس على ميزات المنصة.
• استثمر في مواد مرجعية يمكن للموظفين الرجوع إليها بشكل مستقل لفترة طويلة بعد انتهاء الدورة التدريبية.
• قم بتسجيل الملاحظات بعد كل جلسة واستخدمها لتحسين الجلسة التالية.

التدريب الفعال هو ما يحوّل نظام ManageBac+ أو OpenApply أو SchoolsBuddy المُهيأ بشكل جيد إلى نظام يستخدمه الموظفون بثقة تامة. تقدم FariaSupport دورات تدريبية ضمن خدماتها، لذا تواصل مع مسؤول الدعم لمعرفة ما هو متاح لخطتك.

مقالات ذات صلة

• كيفية وضع خطة لإدارة التغيير على مستوى المدرسة للتكنولوجيا الجديدة
• بناء قاعدة معرفية داخلية
• كيفية إبلاغ أولياء الأمور والموظفين والطلاب بتغييرات النظام
• أفضل الممارسات في إدارة البيانات