يُعدّ تدريب الموظفين على منصة جديدة تحديًا، بينما يُمثّل تدريب جميع أولياء الأمور والطلاب تحديًا آخر. تتعامل العائلات مع منصات المدارس بمستويات متفاوتة من المعرفة التقنية، وباستخدام أجهزة مختلفة، وبتوقعات متباينة حول عدد مرات تسجيل الدخول والمهام المطلوبة. بدون تعريف مُنظّم، لن يتفاعل جزء كبير من مجتمع المدرسة، وستفقد المدرسة مزايا التواصل والشفافية التي صُممت المنصة لتوفيرها.

يُغطي هذا الدليل الخطوات الأساسية لتقديم منصات Faria لطلابك وأولياء أمورهم، بدءًا من التحضير وحتى التفاعل المستمر. تنطبق هذه المبادئ على ManageBac+ و OpenApply و SchoolsBuddy و Atlas ، مع ملاحظات خاصة بكل منصة عند الحاجة.

من فريق Faria : المدارس التي تتمتع بأعلى معدلات تفاعل مجتمعي لا تعتمد على رسالة ترحيب واحدة. بل تجعل الوصول إلى المنصة واضحًا ومتوقعًا وسهل الوصول إليه - من خلال جلسات تعريفية، وكتيبات، وروابط لموقع المدرسة الإلكتروني، وتواصل واضح حول ما يُفترض أن يفعله أولياء الأمور والطلاب على المنصة.

قبل إرسال رسائل الترحيب: جهّز التجربة

لحظة استلام ولي الأمر أو الطالب رسالة الترحيب الإلكترونية هي اللحظة التي تتكون فيها انطباعاته الأولى عن المنصة. إذا كانت التجربة التي يمر بها الطالب غير مكتملة - كبيانات الصف المفقودة، أو سجلات الدرجات الفارغة، أو واجهة المستخدم الافتراضية المربكة - فمن الصعب تغيير هذا الانطباع الأول.

قبل إرسال رسائل الترحيب الإلكترونية إلى أي مجموعة مستخدمين، تأكد من توفر ما يلي:

• يجب أن تكون سجلات الطلاب كاملة ودقيقة - الأسماء، والمراحل الدراسية، والواجبات الصفية، والروابط العائلية - قبل أن يتمكن أولياء الأمور من الاطلاع على ملف تعريف طفلهم.
• تعكس المنصة العام الدراسي الحالي - يجب أن تكون الفصول الدراسية والوحدات والمحتوى ذي الصلة مرئية ومخصصة بشكل صحيح؛ لا تفتح الوصول إلى نظام فارغ
• تم ضبط الأذونات بشكل صحيح - تأكد من أن بإمكان أولياء الأمور رؤية ما ينبغي لهم رؤيته، ولا يمكنهم رؤية ما لا ينبغي لهم رؤيته؛ اختبر ذلك من حساب ولي الأمر قبل إرسال الدعوات.
• روابط إعادة تعيين كلمة المرور في رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية جاهزة للإرسال - عادةً ما تنتهي صلاحية روابط إعادة تعيين كلمة المرور في منصات Faria بعد 30 يومًا؛ لذا يُرجى تحديد وقت الإرسال لمنح العائلات وقتًا كافيًا لتفعيل حساباتهم قبل انتهاء صلاحية الرابط.

استخدم حسابات الاختبار لإعداد مقدمتك

من أهم خطوات التحضير وأكثرها فعالية - والتي لا تُستغل بالشكل الأمثل - تسجيل الدخول إلى المنصة كطالب أو ولي أمر قبل دخول مجتمعك. يمنحك هذا رؤية مباشرة لما ستختبره العائلات، ويتيح لك اكتشاف أي لبس قبل وصوله إليهم.

• أضف مستخدمًا تجريبيًا إلى حسابك - أنشئ حسابًا وهميًا للطالب وحسابًا وهميًا للوالدين في نظام مدرستك، وسجّل الدخول باستخدام كل منهما. لن يتم تحصيل أي رسوم منك مقابل الحسابات التجريبية. استخدم هذه الحسابات خلال أمسيات التوجيه، أو جلسات تعريف أولياء الأمور، أو تدريب الموظفين لعرض المنصة من منظور الأسرة.
• لطلب بيانات اعتماد حساب تجريبي - بالنسبة لـ ManageBac+ ، تواصل مع دعم ManageBac+ عبر تقديم طلب للوصول إلى حساب تجريبي ببيانات مُعبأة مسبقًا، وهو مفيد للعروض التوضيحية قبل أن تصبح بيانات مدرستك جاهزة.

إن معاينة المنصة من خلال حساب أحد الوالدين أو الطالب قبل الإطلاق هي الطريقة الأكثر فعالية لتحديد ثغرات الإعداد التي لن يكشف عنها الاختبار من جانب المسؤول.

اجعل الوصول إلى المنصة مرئيًا على موقع مدرستك الإلكتروني

رابط تسجيل الدخول الموجود في رسالة بريد إلكتروني أُرسلت قبل ستة أشهر غير متاح. ينبغي أن يتمكن أولياء الأمور والطلاب من العثور على بيانات تسجيل الدخول الخاصة بهم من موقع المدرسة الإلكتروني دون الحاجة إلى البحث في بريدهم الوارد.

• أضف روابط تسجيل دخول مباشرة إلى موقع مدرستك الإلكتروني - قسم "بوابة أولياء الأمور" أو "بوابة الطلاب" أو "تسجيل دخول المجتمع" في قائمة التنقل أو التذييل، مع روابط واضحة لكل منصة يستخدمها مجتمعك
• أضف روابط المنصات في تذييل البريد الإلكتروني الخاص بمدرستك - حتى تؤكد كل رسالة على المكان الذي تذهب إليه العائلات للوصول إلى حساباتهم
• أدرج روابط تسجيل الدخول في الكتيبات الورقية والرقمية - خاصةً للعائلات الجديدة عند التسجيل؛ يُعد تأكيد التسجيل OpenApply مكانًا مناسبًا لإدراج تفاصيل تسجيل الدخول إلى ManageBac+ أو SchoolsBuddy للطلاب الجدد
• انشر الروابط في قنوات التواصل الحالية لمدرستك - لوحات رسائل الصفوف، والنشرات الإخبارية، وقنوات جمعية أولياء الأمور، كلها أماكن مفيدة لإعادة عرض معلومات تسجيل الدخول في بداية كل فصل دراسي

الهدف هو ألا يحتاج سؤال "أين أسجل الدخول؟" إلى طلب الدعم الفني. إذا لم يكن الجواب متاحًا فورًا على منصة مدرستك العامة، فسيتم طرحه مرارًا وتكرارًا.

عقد جلسات تعريفية مصممة خصيصًا لكل فئة من الجمهور

يستخدم الطلاب وأولياء الأمور منصات المدرسة بطرق مختلفة، ولديهم أسئلة متباينة. لذا، فإن جلسة توجيهية مشتركة تستهدف كلا الفئتين أقل فعالية من جلستين أقصر وأكثر تركيزًا.

للطلاب

ركز على المهام التي يؤديها الطلاب بشكل متكرر، مثل الوصول إلى الواجبات والمواعيد النهائية، وتقديم الأعمال، والتحقق من الدرجات والحضور، وفهم الإشعارات. اجعلها عملية وقائمة على المهام مع إمكانية الوصول المباشر إلى المنصة. غطِّ الوصول عبر الهاتف المحمول بشكل واضح، حيث سيستخدم معظم الطلاب المنصة بشكل أساسي من هواتفهم.

للآباء

ركز على ما يمكن للوالدين مراقبته - التقدم الدراسي لأبنائهم، وحضورهم، والمواعيد النهائية القادمة، وتواصل المدرسة. وضح لهم عدد مرات تسجيل الدخول وما يجب عليهم فعله في حال ملاحظة أي شيء مثير للقلق. سجل الجلسة إن أمكن حتى يتمكن أولياء الأمور الذين لا يستطيعون الحضور من الوصول إليها.

للعائلات الجديدة كل عام

اجعل التوجيه الخاص بالمنصة جزءًا أساسيًا من عملية تعريف العائلات الجديدة، وليس خطوة اختيارية. يجب أن تتلقى العائلات الجديدة التي تنضم في منتصف العام نفس التوجيه، وليس مجرد رسالة ترحيبية وافتراض أنهم سيفهمون الأمر بأنفسهم.

إنشاء دليل للمجتمع

يُعدّ دليلٌ مُخصّصٌ للآباء والطلاب، يشرح بالتفصيل كيفية استخدام مدرستكم لكل منصة، من أهمّ أدوات التوجيه التي يُمكنكم إعدادها. وعلى عكس جلسة التوجيه، فهو مُتاحٌ عند الطلب كلما كان لدى العائلة سؤال. ويشمل الدليل المفيد ما يلي:

• رابط تسجيل الدخول الخاص بمدرستك لكل منصة
• ما يمكن لكل نوع من أنواع المستخدمين رؤيته والقيام به على المنصة
• عدد مرات تسجيل دخول أولياء الأمور والطلاب وفقًا لتوقعات المدرسة
• ما هي الإشعارات التي يمكن توقعها وماذا تعني؟
• لمن تتصل في حال وجود مشكلة في تسجيل الدخول أو سؤال حول البيانات
• سياسات خاصة بالمدارس بشأن استخدام المنصات

احرص دائمًا على تخصيص أي دليل نموذجي باسم مدرستك وشعارها ورابط منصتها الإلكترونية. فالدليل الذي يشير إلى رابط عام يوحي للعائلات بأنهم تلقوا نموذجًا جاهزًا وليس إرشادات خاصة بمدرستهم.

الأسئلة الشائعة

متى يجب أن نرسل رسائل الترحيب الإلكترونية للطلاب وأولياء الأمور؟

أرسل رسائل الترحيب الإلكترونية بعد اكتمال إعداد المنصة وجاهزيتها بالكامل، وليس قبل ذلك. يمكنك إرسالها بعد اجتماع العودة إلى المدرسة، أو جلسة تعريفية، أو بداية الفصل الدراسي الجديد. تنتهي صلاحية روابط تفعيل كلمة المرور بعد 30 يومًا، لذا يُرجى اختيار وقت الإرسال بعناية لمنح العائلات وقتًا كافيًا للتفاعل.

هل يمكن للآباء والطلاب الاطلاع على المحتوى قبل أن يصبح جاهزاً؟

في ManageBac+ ، يمكن للمعلمين وضع علامة "مسودة" على الوحدات الدراسية لإخفائها عن الطلاب وأولياء الأمور حتى تصبح جاهزة للنشر. يُرجى التأكد مع فريق التدريس من استخدام هذا الإعداد باستمرار، بحيث لا يواجه أولياء الأمور وحدات دراسية فارغة أو غير مكتملة عند تسجيل دخولهم لأول مرة.

كيف نرسل الأخبار والتحديثات المنتظمة إلى أولياء الأمور عبر المنصة؟

يتضمن ManageBac+ لوحة رسائل خاصة بجمعية أولياء الأمور لإرسال الأخبار إلى جميع أولياء الأمور أو إلى صفوف دراسية محددة. يدعم SchoolsBuddy المراسلة المباشرة والتواصل مع العائلات بشأن الأنشطة. استخدم هذه القنوات داخل المنصة إلى جانب وسائل التواصل الحالية لديك لزيادة احتمالية ربط أولياء الأمور المنصة بمحتوى مفيد ومنتظم، وليس مجرد مطالبات تسجيل الدخول.

ماذا عن العائلات التي لا تتفاعل بعد التعارف الأولي؟

يُعدّ عدم التفاعل شائعًا في الفصل الدراسي الأول، ويتحسن الوضع بمجرد أن تفهم العائلات كيفية ارتباط المنصة بتجربة طفلهم الدراسية اليومية. لذا، يُنصح بإعادة عرض رابط تسجيل الدخول وتذكير بالميزات الرئيسية في بداية كل فصل دراسي. تجنب إرسال الكثير من الإشعارات للأحداث البسيطة، فالعائلات التي تتلقى الكثير من التنبيهات غير المهمة تتجاهلها جميعًا.

في ملخص

• قم بإعداد تجربة استخدام المنصة قبل إرسال رسائل الترحيب الإلكترونية - يجب أن تجد العائلات نظامًا كاملاً ودقيقًا عند تسجيل دخولهم الأول.
• أضف روابط تسجيل الدخول المباشرة إلى موقع مدرستك الإلكتروني، وتذييلات البريد الإلكتروني، والكتيبات بحيث يسهل دائمًا العثور على الوصول إلى المنصة.
• قم بتنظيم جلسات توجيهية منفصلة ومصممة خصيصًا للطلاب وأولياء الأمور - فالجلسات المشتركة أقل فعالية لكلا الفئتين.
• قم بإنشاء دليل مجتمعي يتضمن عنوان URL الخاص بمدرستك، والتوقعات، والإرشادات - قم دائمًا بتخصيص أي قالب باسم مدرستك وشعارها.

يقدم فريق Faria ندوات عبر الإنترنت عند الطلب تغطي عملية تعريف المستخدمين الجدد ببرامج ManageBac+ و OpenApply و SchoolsBuddy و Atlas . تفضل بزيارة events.faria.org/on-demand-webinars للاطلاع على المكتبة الكاملة.

مقالات ذات صلة

• تحديد توقعات تسجيل الدخول لمجتمع مدرستك
• كيفية إبلاغ أولياء الأمور والموظفين والطلاب بتغييرات النظام
• تقديم تدريب فعال للموظفين يحقق نتائج ملموسة
• كيفية وضع خطة لإدارة التغيير على مستوى المدرسة للتكنولوجيا الجديدة