إن إرسال رسائل الترحيب هو بداية عملية تعريف الطلاب بالمنصة، وليس نهايتها. فعدد مرات تسجيل دخول أولياء الأمور والطلاب، ومدى استفادتهم من التجربة، يعتمد على توقعات المدرسة، وعلى مدى وضوح هذه التوقعات قبل فتح باب الوصول.

تتناول هذه المقالة القرارات التي ينبغي على المدارس اتخاذها قبل إتاحة الوصول المجتمعي إلى منصات Faria ، وكيفية استخدام الأدوات المتاحة لرصد التفاعل وتحسينه بمرور الوقت. وينطبق ذلك على منصات ManageBac+ و OpenApply و SchoolsBuddy و Atlas .

من فريق Faria : المدارس التي تشهد معدلات تفاعل عالية باستمرار من أولياء الأمور تشترك في أمر واحد: لقد أوضحت لأولياء الأمور بوضوح ما يجب عليهم فعله على المنصة، وعدد مرات القيام بذلك، وأهمية ذلك لأبنائهم. التفاعل لا يحدث تلقائيًا، بل يحدث عندما يكون متوقعًا، وموضحًا، وسهلًا.

تحديد الوصول الموحد قبل فتح الحسابات

قبل إرسال رسائل الترحيب إلى أولياء الأمور، يجدر التفكير في كيفية تنظيم وصول العائلة. هذا الأمر بالغ الأهمية بالنسبة ManageBac+ و SchoolsBuddy ، حيث قد يكون للطالب والدان أو وليان، ولكل منهما حساب منفصل.

سؤالان يجب تحديدهما مسبقاً:

كم عدد الحسابات لكل عائلة؟

بدلاً من استيراد جميع أولياء الأمور والأوصياء المتاحين تلقائيًا، فكّر فيما إذا كانت مدرستك ترغب في حساب واحد لكل عائلة أو حساب واحد لكل ولي أمر. يُعدّ تسجيل الدخول العائلي المشترك أسهل للعديد من العائلات، ويُنتج بيانات تفاعل أكثر دقة. فمثلاً، ستُظهر تحليلات تسجيل الدخول لمنصة يمتلك فيها كل من الوالدين حسابًا، ولكنهما لا يسجلان الدخول إلا من جهاز واحد، حسابًا واحدًا على أنه نشط والآخر غير مستخدم تمامًا، مما قد يُعطي صورة خاطئة عن مستوى تفاعل مجتمعك الفعلي.

في المقابل، تتيح حسابات الوالدين المنفصلة تواصلاً شخصياً وسجلات تدقيق أوضح، وهو أمر بالغ الأهمية للمدارس التي يكون فيها الوالدان منفصلين أو حيث يجب أن تصل الرسائل إلى الأفراد بدلاً من الأسر. لا يوجد نهج صحيح بشكل مطلق، والأساس هو اتخاذ القرار بعناية بدلاً من قبول الوضع الافتراضي.

هل يحتاج الآباء إلى حسابات خاصة بهم على الإطلاق؟

بالنسبة لبعض المدارس، وخاصةً تلك التي لن تستخدم ميزات خاصة بالآباء مثل رابطة الآباء أو الرسائل المباشرة، قد يكون من الأنسب أن يتمكن الآباء من الوصول إلى المنصة عبر حساب أبنائهم. يتيح هذا للطالب متابعة تقدمه، ويحل مشكلة تأثير حسابات الآباء غير المستخدمة على بيانات التفاعل، ويبسط إدارة الحسابات. إذا اعتمدت مدرستكم هذا النهج، فوثّقوه بوضوح في دليل الآباء لكي تفهم العائلات سبب عدم حصولها على بيانات تسجيل دخول منفصلة.

تحديد وتوضيح توقعات تسجيل الدخول

بعد تحديد هيكل الوصول، يجب توضيح التوقعات بوضوح قبل أن يتسلم أولياء الأمور والطلاب بيانات تسجيل الدخول الخاصة بهم. تشمل التوقعات التي يجب تحديدها ومشاركتها ما يلي:

أدرج هذه التوقعات في دليل أولياء الأمور والطلاب، وفي رسالة الترحيب الإلكترونية، وفي أي مواد خاصة بجلسات التوجيه. التوقعات التي تقتصر على فهم فريق الإدارة فقط لن تصل إلى مجتمعكم.

استخدام بيانات تسجيل الدخول لمراقبة التفاعل

توفر منصات Faria للمسؤولين أدوات لفهم مدى تفاعل المجتمع مع حساباتهم. ويساعد استخدام هذه الأدوات بانتظام في تحديد العائلات التي قد تحتاج إلى تشجيع، كما يمنح إدارة المدرسة بيانات قيّمة حول استخدام المنصة.

سجل التدقيق الذي تم الوصول إليه مؤخرًا في ManageBac+

يسجل كل ملف تعريف للوالدين في ManageBac+ تاريخ آخر دخول إلى الحساب. يمكن للمسؤولين الاطلاع على هذا التاريخ مباشرةً من ملف تعريف الوالد، أو الحصول على نظرة عامة أشمل بالانتقال إلى الإعدادات، ثم دليل المدرسة، وتصفية النتائج حسب تاريخ آخر دخول بترتيب تنازلي لعرض الحسابات الأكثر نشاطًا مؤخرًا، وتحديد الحسابات التي لم يتم الدخول إليها مؤخرًا.

لعرض جميع حسابات أولياء الأمور في جدول بيانات مع تواريخ آخر دخول، استخدم خيار "تصدير معلومات الطلاب وأولياء الأمور" من لوحة التنقل اليمنى. يُفيد هذا الخيار في مشاركة بيانات التفاعل مع إدارة المدرسة أو تحديد العائلات التي يجب متابعتها في بداية الفصل الدراسي الجديد.

ملاحظة: يعكس تاريخ آخر وصول المنطقة الزمنية التي تم تكوينها لمدرستك ضمن إعدادات المدرسة، وليس المنطقة الزمنية المحلية للمستخدم الفردي.

إشارات التفاعل عبر منصات Faria الأخرى

في OpenApply ، يمكن تتبع نشاط الطلبات والبوابة على مستوى كل متقدم على حدة، وهو أمر مفيد لتحديد العائلات التي بدأت بتقديم الطلبات ولكنها لم تُكملها، أو التي لم تطلع على الرسائل المرسلة عبر المنصة. أما في SchoolsBuddy ، فتُوفّر معدلات تسجيل النشاط والاستجابة للموافقة مؤشرات غير مباشرة على مستوى تفاعل الأسرة.

استخدم نقاط البيانات هذه كنقطة انطلاق للمتابعة - قد تحتاج العائلة التي لم تسجل الدخول منذ إرسال البريد الإلكتروني الترحيبي ببساطة إلى تذكير أو مكالمة هاتفية مباشرة أو طريقة تسجيل دخول مختلفة.

خطوات عملية لتحسين التفاعل المنخفض

إذا أظهرت بيانات تسجيل الدخول أن نسبة كبيرة من أولياء الأمور لا يتفاعلون، فنادراً ما يكون السبب هو عدم الرغبة. عادةً ما يكون السبب أحد ثلاثة أمور: إما أن عملية تسجيل الدخول كانت معقدة للغاية في البداية، أو أن المدرسة لم توضح سبباً مقنعاً لتسجيل الدخول بانتظام، أو أن المنصة غير متاحة بسهولة من خلال قنوات التواصل المعتادة للعائلة.

• أعد عرض رابط تسجيل الدخول في بداية كل فصل دراسي - وليس فقط في بداية العام الدراسي؛ فالعائلات التي تعيد ضبط روتين تسجيل الدخول الخاص بها كل شهر سبتمبر غالبًا ما تحتاج إلى تذكير في يناير وأبريل أيضًا.
• اربط أنشطة المنصة بالأمور التي تهم أولياء الأمور - اربط عمليات تسجيل الدخول إلى ManageBac+ بمواعيد التقييمات القادمة وإصدار التقارير، واربط عمليات تسجيل الدخول SchoolsBuddy بفترات حجز الأنشطة؛ تتفاعل العائلات مع المنصات عندما يكون هناك شيء محدد وفي الوقت المناسب لاتخاذ إجراء بشأنه
• قدّم جلسة إعادة تفعيل قصيرة للعائلات التي لا تتفاعل باستمرار - فجلسة تعريفية فردية لمدة 10 دقائق مع أحد الوالدين الذي لم يسجل الدخول بنجاح من قبل أكثر فعالية من إرسال بريد إلكتروني تذكيري ثالث
• تحقق من وجود أي عوائق تقنية قبل افتراض عدم المشاركة - فقد لا تكون بعض العائلات قد استلمت رسالة الترحيب الإلكترونية (تحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، وتأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني المسجل)، أو ربما حاولت تسجيل الدخول وواجهت خطأً لم يتم الإبلاغ عنه.

في ملخص

• حدد هيكل الوصول الخاص بك - حسابات لكل عائلة وما إذا كان الآباء بحاجة إلى حسابات خاصة بهم - قبل فتح الوصول، وليس بعد ذلك.
• حدد ووضح توقعات تسجيل الدخول: التكرار، وما يجب فعله، وما هي الإشعارات التي يجب توقعها.
• استخدم سجل التدقيق الخاص بآخر وصول في ManageBac+ وإشارات التفاعل المكافئة في المنصات الأخرى لتحديد ومتابعة الأسر غير المتفاعلة.
• عادةً ما يكون انخفاض مستوى المشاركة ناتجًا عن عائق في التواصل أو الوصول، وليس عن عدم الرغبة - لذا يجب معالجة السبب الجذري بدلاً من إرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية.

إنّ وضوح شروط تسجيل الدخول ومراقبة التفاعل الفعّالة هما ما يحوّل وصول المجتمع إلى ManageBac+ و SchoolsBuddy و OpenApply من مجرد ميزة إلى قناة تواصل حقيقية بين المدرسة والمنزل. تواصل مع مسؤول FariaSupport للحصول على إرشادات حول إعداد وصول أولياء الأمور وتقارير التفاعل بما يتناسب مع بيئة مدرستك.

مقالات ذات صلة

• تعريف مجتمع مدرستك بمنصات Faria
• كيفية إبلاغ أولياء الأمور والموظفين والطلاب بتغييرات النظام
• أفضل الممارسات للتحكم في الوصول: منح الأشخاص المناسبين الصلاحيات المناسبة
• عند مغادرة أحد الموظفين: قائمة مراجعة لإنهاء خدمات البيانات