模板： OpenApply申请人沟通计划表
一份可打印的 PDF 规划文档，详细列出了学校在整个招生流程中向申请人家庭发送的每一份沟通信息，确保在招生季开始前不会遗漏任何信息，并明确责任归属。
家长们期望在整个招生过程中都能获得及时、准确的沟通。如果学校没有书面的沟通计划，就会出现邮件发送延迟、模板信息过时，甚至不同工作人员向同一家庭发送不一致的信息等问题。《申请人沟通计划表》为您的招生团队提供了一份统一的参考文件，详细记录了从初步咨询到最终入学的每一个沟通环节。
它的设计目的是在招生季开始前完成，并每年进行审核——而不是写一次就束之高阁。
来自OpenApply团队：招生季期间，家长投诉最常见的原因并非系统问题，而是沟通不畅。要么是信息没有发送，要么是发送得太晚，要么是信息有误。此规划工具旨在消除这三种情况。
计划本涵盖的内容
该PDF文件分为三个部分：
- 第一部分 - 沟通流程图- 此表格涵盖从咨询到拒绝或撤回的各个阶段的 19 个沟通触点，并包含时间、渠道和负责人备注等列。您可以根据学校的沟通流程添加或删除行。
- 第 2 部分 - 季前审核清单- 赛季开始前需要确认的 10 项内容，包括自动模板的准确性、移动格式、回复地址以及招生主任的签字。
- 第 3 部分 - 通信所有权登记册- 记录每种通信的拥有者、计划上次审查的时间以及下次审查的时间。
如何使用此模板
- 第一部分以团队形式完成——招生主任和所有负责OpenApply人员齐聚一堂，召开一次会议，梳理所有沟通记录；这种方式比单独审查能更快地发现漏洞和不一致之处。
- 将此计划表用作赛季前检查清单——在赛季开始前四到六周完成第二部分，并在收到申请之前确认所有自动发送的电子邮件模板均准确无误。
- 每个赛季结束后都要更新——记录赛季期间新增、更改或删除的任何通讯内容，并在归档前更新计划表。
- 请与所有招生人员分享——所有处理申请人咨询的人员都应该知道每个阶段要发送哪些信息以及这些信息的负责人。
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OpenApply申请人沟通规划师 PDF文件 - 每年招生季前审核 |
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总之
- 在赛季开始前，团队应完成第一部分——绘制每个接触点，找出个人审查遗漏的差距。
- 在申请开放前 4 到 6 周，请使用第 2 部分作为季前签核清单。
- 每个赛季结束后更新计划表，并将其存档，作为沟通管理情况的记录。
OpenApply支持团队可以协助进行自动化电子邮件模板设置和触发器配置。