在招生季开始前准备好您的OpenApply设置
OpenApply团队提供的季前准备指南——涵盖流程配置、表格、沟通以及防止申请开始到达后出现不必要的混乱的检查。
招生季不等人。一旦申请纷至沓来，团队的注意力就会完全转移到申请家庭身上——几乎没有时间去修复配置问题、更新表格或重新设计工作流程。招生流程最顺畅的学校，往往是在招生季开始前相对清闲的几周里，就投入精力做好前期准备工作。
本指南由OpenApply团队编写，旨在引导招生负责人和学校管理人员了解在收到第一份申请之前需要审核和确认的关键领域。对于首次使用OpenApply进行招生的学校，以及希望完善系统设置的第三或第四个招生周期的学校，本指南同样适用。
来自OpenApply团队：招生季最常见的压力来源并非申请数量，而是可避免的系统配置漏洞。在招生季开始前四到六周进行结构化的审核，理想情况下可以消除大部分此类问题，避免家长们接触到您的申请门户网站。
检查您的管道和阶段配置
您的招生流程是OpenApply设置的核心。在申请季开始前，请务必确认其准确反映了贵校实际的申请处理流程，而不是两年前的设置，因为后者可能已与当前的做法不符。
请与招生负责人一起探讨以下问题：
- 流程中的每个阶段是否有明确的定义，以及是否指定了负责人来负责推动应用程序按阶段进行？
- 这些阶段名称对于招生团队中的每个人，包括自上次配置招生流程以来加入的员工，是否都有意义？
- 应用程序是否存在经常卡住的阶段？如果是，这是工作流程问题、人员配备问题还是配置问题？
- 你们的审批流程是否包括针对延期申请人、候补家庭和撤回申请的阶段——并且这些阶段的处理是否一致？
- 如果你的学校实行滚动招生，涵盖多个入学点或年级，那么招生流程是否体现了这一点，还是所有招生都通过单一的线性流程进行？
如果您的流程已超过一年未进行审核，请务必将其列为优先事项。流程不再符合您的既定程序，会给员工造成困惑，并延误家庭的申请。
审核您的申请表格
申请表会随着时间的推移而不断累积。为了满足一次性申请的需求，表格会添加各种字段；随着学校政策的变更，部分内容也会过时；必填字段的数量不断增加，最终导致表格过长。冗长或令人困惑的表格会增加申请放弃率，并引发更多家庭的咨询。
赛季开始前，请以全新的视角审视每份表格，并提出以下问题：
- 在申请的这个阶段，每个字段都真的是必需的吗？只有在发出录取通知后才需要的信息不应该出现在初始申请表中。
- 必填字段是否清晰且一致地标记？家长不应因必填字段未被明确标识而导致提交时出现验证错误。
- 表格语言是否适合贵校社区？在多语言学校中，请考虑关键说明是否易于非英语母语家庭理解。
- 由于学校政策、课程结构或年级命名的变化，是否有任何字段变得多余？过时的字段会造成混乱，并污染您的申请人数据。
在赛季开始前，请务必通过家庭门户网站完整提交一份申请表进行测试。这是发现管理员端无法察觉的问题的最有效方法。
审查自动化通信
OpenApply的自动电子邮件通讯通常在初始部署阶段设置完毕后很少进行复查。在招生季开始前，请审核所有家庭将收到的自动邮件，并检查以下内容：
| 沟通 | 需要检查哪些内容 |
|---|---|
| 申请已收到确认 | 学校名称、联系方式和时间安排应准确无误；不得包含过时的费用信息或入学日期。 |
| 阶段转换通知 | 触发器配置正确；消息的语气与阶段相符（例如，评估邀请不应与一般更新使用相同的模板）。 |
| 文件请求邮件 | 所需文件清单正确无误；邮件中提及的截止日期与你们的实际录取日程一致。 |
| 录取和入学通知 | 录取通知书模板反映了本年度的学费信息；入学确认步骤也已明确说明。 |
| 拒绝和候补名单通知 | 语气恰当，符合学校的沟通规范；未提及过时的具体教职员工或联系人。 |
将测试邮件发送到个人邮箱，并像家人一样阅读。管理员看来清晰明了的内容，收件人理解起来往往截然不同。
确认团队访问权限和职责
在赛季开始前，请确认所有需要访问OpenApply人员都已获得访问权限，并且确认上一轮申请中不应该获得访问权限的人员都没有继续获得访问权限。
- 对用户权限进行审核，并停用自上个赛季以来离职或更换岗位的员工的所有帐户。
- 确认新入职的招生人员已完成入职培训，并了解他们在招生流程中的角色。
- 明确哪些人有权发出录用通知、将申请状态更改为“已拒绝”以及访问申请人的财务或敏感数据。
- 指定一名OpenApply主要联系人，作为团队问题的首要升级联系人，并在赛季期间作为与FariaSupport主要联络人。
季前准备清单
| 区域 | 行动 | 完毕？ |
|---|---|---|
| 管道 | 已根据现行招生流程进行审核和确认 | ☐ |
| 申请表 | 通过家庭门户网站已完成所有测试提交 | ☐ |
| 自动发送的电子邮件 | 所有模板均已审核并测试发送；日期和费用已更新 | ☐ |
| 用户访问 | 权限审核完毕；新员工入职；离职员工账号注销。 | ☐ |
| 文件要求 | 每个入境点所需文件清单已审核确认。 | ☐ |
| 进气能力 | 各年级招生名额已在OpenApply中确认和设置 | ☐ |
| FariaSupport联系方式 | OpenApply主要联系人已确认；支持计划已审核 | ☐ |
总之
- 请在申请开放前 4 至 6 周完成季前复习，而不是提前一周。
- 从家庭门户网站测试您的申请表；从管理员角度来看很清楚的事情，从家庭角度来看往往会令人困惑。
- 审核所有自动通信内容，并更新任何过时的日期、费用或联系方式。
- 赛季开始前，请确认团队访问权限并指定一名主要的OpenApply联系人。
OpenApply团队已准备好为您提供季前设置审核支持。如果您需要流程和表单配置方面的指导，请联系您的FariaSupport代表，在招生季开始前安排一次辅导。