Şablon: OpenApply Başvuru Sahibi İletişim Planlayıcısı
Okulunuzun başvuru sürecinde başvuru yapan ailelere gönderdiği her iletişimi haritalandıran, yazdırılabilir bir PDF planlama belgesi. Bu sayede hiçbir şey gözden kaçmaz ve sezon başlamadan önce sorumluluklar netleşir.
Aileler, kayıt sürecinin tamamı boyunca zamanında ve doğru iletişim beklerler. Okullar belgelenmiş bir iletişim planı olmadan çalıştığında, e-postalar geç gönderilir, şablonlar güncel olmayan bilgiler içerir ve farklı personel aynı aileye tutarsız mesajlar gönderir. Başvuru Sahibi İletişim Planlayıcısı, kayıt ekibinize ilk sorgulamadan kayda kadar her temas noktasını haritalandıran tek bir referans belgesi sunar.
Bu plan, kayıt dönemi başlamadan önce tamamlanıp yıllık olarak gözden geçirilmek üzere tasarlanmıştır; bir kez yazılıp unutulacak şekilde değil.
OpenApply ekibinden: Kabul döneminde ailelerin en sık dile getirdiği şikayetlerin nedeni sistem sorunu değil, iletişim eksikliğidir. Ya mesaj gönderilmedi, ya çok geç gönderildi ya da yanlış bilgi içeriyordu. Bu planlayıcı, bu üç sorunu da ortadan kaldırmak için tasarlanmıştır.
Planlayıcının Kapsamı
PDF dosyası üç bölümden oluşmaktadır:
- Bölüm 1 - İletişim Süreci Haritası - Sorgulamadan reddedilmeye veya geri çekilmeye kadar her aşamada 19 iletişim temas noktasını kapsayan, zamanlama, kanal ve sorumlu notları için sütunlar içeren bir tablo. Okulunuzun iletişim sürecine uyacak şekilde satır ekleyin veya kaldırın.
- Bölüm 2 - Sezon Öncesi Değerlendirme Kontrol Listesi - Sezon başlamadan önce onaylanması gereken 10 madde; otomatik şablon doğruluğu, mobil formatlama, yanıt adresleri ve Kayıt Direktörü tarafından onaylanması konularını kapsamaktadır.
- Bölüm 3 - İletişim Sahipliği Kaydı - her iletişim türünün kime ait olduğunu, planın en son ne zaman gözden geçirildiğini ve bir sonraki gözden geçirmenin ne zaman yapılacağını kaydeder.
Bu Şablon Nasıl Kullanılır?
- 1. Bölümü ekip olarak tamamlayın - Kabul Direktörünü ve OpenApply yöneten herkesi bir araya getirerek tüm iletişimleri haritalandırın; bu, bireysel olarak incelemekten daha hızlı bir şekilde eksiklikleri ve tutarsızlıkları ortaya çıkarır.
- Planlayıcıyı sezon öncesi kontrol listesi olarak kullanın - sezon başlamadan dört ila altı hafta önce 2. Bölümü tamamlayın ve başvurular gelmeye başlamadan önce her otomatik e-posta şablonunun doğru olduğundan emin olun.
- Her sezonun sonunda güncelleyin - sezon boyunca eklenen, değiştirilen veya kaldırılan tüm iletişimleri not edin ve dosyalamadan önce planlayıcıyı güncelleyin.
- Bu bilgiyi tüm kabul personeliyle paylaşın ; başvuru sahiplerinin sorularıyla ilgilenen herkes, her aşamada hangi iletişimlerin yapıldığını ve bunların kime ait olduğunu bilmelidir.
Şablonu İndir
|
OpenApply Başvuru Sahibi İletişim Planlayıcısı PDF - kayıt dönemi öncesinde yıllık olarak gözden geçirin |
PDF dosyasını indir |
Özetle
- Sezon başlamadan önce 1. Bölümü takım olarak tamamlayın; bireysel incelemelerin gözden kaçırdığı eksiklikleri ortaya çıkarmak için her temas noktasını haritalandırın.
- Başvuruların açılmasından dört ila altı hafta önce, 2. Bölümü sezon öncesi onay kontrol listesi olarak kullanın.
- Her sezon sonunda planlayıcıyı güncelleyin ve iletişim yönetiminin nasıl yapıldığına dair bir kayıt olarak saklayın.
OpenApply Destek Ekibi, otomatik e-posta şablonu kurulumu ve tetikleyici yapılandırması konusunda yardımcı olabilir.