대부분의 학교는 새로운 시스템 도입 전에 직원 교육에 상당한 노력을 기울이지만, 몇 주가 지나도 시스템 활용도가 저조한 이유를 의아해합니다. 문제는 교육 자체의 질에 있는 경우가 드뭅니다. 문제는 교육 모델에 있습니다. 단 한 번의 교육으로 몇 달 동안 실제 환경에서 시스템을 완벽하게 활용할 수 있을 거라고 기대하는 것입니다.

이 글은 ManageBac+ , OpenApply , Atlas , SchoolsBuddy 등의 플랫폼에서 직원 교육을 계획하거나 지원하는 관리자 및 IT 관리자를 위한 것입니다. 목표는 교육을 일회성 행사에서 지속적인 활동으로 전환하는 것입니다.

연구 결과에 따르면 사람들은 강의식 교육에서 들은 내용의 약 10%만 기억하지만, 실제 상황에서 연습할 때는 훨씬 더 많은 내용을 기억하는 것으로 나타났습니다. 효과적인 교육은 단순히 듣는 것이 아니라 직접 해보는 것을 중심으로 설계되어야 합니다.

일회성 교육의 문제점

시스템 가동 전 단 한 번의 교육 세션으로는 근본적인 시간적 문제를 해결할 수 없습니다. 직원들은 아직 필요하지 않은 워크플로우를 배우게 되는데, 즉각적이고 실질적인 적용이 없으면 지식은 빠르게 잊혀지기 때문입니다.

그 외 일반적인 고장 유형은 다음과 같습니다.

• 모든 사람을 똑같은 방식으로 교육한다는 것은, 평가를 채점하는 교사가 필요한 지식과 등록 기록을 관리하는 담당자가 필요한 지식이 다르다는 것을 의미합니다.
• 한꺼번에 너무 많은 것을 다루면 직원들이 기본 기능도 익히기 전에 모든 기능을 한꺼번에 알려주는 꼴이 되어 부담감을 느끼게 됩니다.
• 후속 지원 부족 = 직원들은 첫날 이후 질문이 생기지만 명확한 답변을 찾을 수 없음
• 교육 시기가 부적절함 = 직원들이 이미 과중한 업무에 시달리는 성수기에 교육 일정을 잡는 것

기능이 아닌 역할을 중심으로 교육을 설계하세요.

가장 효과적인 교육은 특정 개인이 실제로 수행해야 하는 작업에 맞춰 설계됩니다. 플랫폼에 대한 일반적인 개요를 제공하기보다는 직무 역할과 핵심 워크플로를 중심으로 교육 세션을 구성하십시오.

역할 기반 교육 과정 예시

회의는 주제에 집중하세요. 워크플로가 특정 담당자의 역할과 관련이 없다면 해당 회의에 포함시키지 마십시오.

계층형 학습 모델 구축

단일 훈련 행사보다는 세 가지 단계로 생각해 보세요.

1단계 = 시스템 가동 전

시작하는 데 필요한 핵심 사항에만 집중하세요. 고급 기능을 소개할 때가 아닙니다. 핵심 워크플로, 도움을 받을 수 있는 곳, 질문이 있을 때 연락할 담당자를 안내하세요. 교육 시간은 짧게 하고 역할에 맞춰 진행하세요.

2단계 = 첫 30일

직원들이 실제 상황에서 시스템을 사용하기 시작하면 교육에서 예상하지 못했던 질문들이 나올 수 있습니다. 2~3주 차에 후속 교육 세션이나 질의응답 시간을 마련하십시오. 이는 전체 시스템 도입 과정에서 가장 가치 있는 교육 시점이 될 수 있습니다.

3단계 = 지속적인 개발

학교 일정에 짧고 정기적인 학습 기회를 포함시키세요. 예를 들어 교직원 회의에서 15분 분량의 유용한 정보를 공유하거나, 매달 "알고 계셨나요?"라는 메시지를 전달하거나, 녹화된 수업 참관 영상을 제공하는 것도 좋은 방법입니다. ManageBac+ 나 OpenApply 같은 플랫폼은 정기적으로 업데이트를 제공하므로, 간략한 업데이트 공지를 통해 교직원들에게 필요한 정보를 제공하면서도 부담을 주지 마세요.

직원들이 실제로 사용할 리소스를 만드세요

연수 프로그램은 일시적이지만 참고 자료는 영구적입니다. 직원들이 스스로 참고할 수 있는 자료를 만드는 데 시간을 투자하십시오.

제작 또는 큐레이션할 고가치 리소스:

• 각 역할별로 가장 일반적인 워크플로를 한 페이지로 요약한 빠른 참조 카드입니다.
• 주요 작업에 대한 짧은 비디오 녹화물 (3분 미만)은 공유 드라이브 또는 내부 위키에서 액세스할 수 있습니다.
• 교육 및 초기 사용 중에 실제로 발생하는 질문들을 바탕으로 작성된 간단한 FAQ 문서입니다.
• Faria 도움말 문서 링크 = 직원이 직접 검색하도록 하는 대신 관련 도움말 센터 문서로 바로 연결해 줍니다.

FariaSupport 팀은 학교의 특정 구성에 가장 적합한 지원 리소스를 찾는 데 도움을 드릴 수 있습니다.

팁 및 고려 사항

• 학기말, 보고서 작성 기간, 입학 마감일 등 학습이 가장 바쁜 시기는 새로운 시스템을 배우기에 적합하지 않으므로, 이 기간에는 교육을 피하는 것이 좋습니다.
• 실제 데이터를 활용한 교육 = 가능하면 일반적인 예시보다는 실제 학교 데이터를 바탕으로 교직원 교육을 진행하세요. 그러면 교육 내용의 관련성이 즉시 명확해집니다.
• 매 세션 후 피드백을 수집하세요. 간단한 세 가지 질문(유용했던 점, 불분명했던 점, 추가로 필요한 사항)으로 구성된 설문지를 통해 향후 세션을 더욱 효과적으로 진행할 수 있습니다.
• 일부 직원은 항상 더 많은 지원이 필요하다는 점을 인지하고 , 이러한 기대를 바탕으로 교육 종료 후에도 손쉽게 도움을 받을 수 있는 절차를 마련해야 합니다.

요약하자면

• 시스템 가동 전 일회성 교육 세션은 필요하지만 충분하지 않습니다. 따라서 처음 30~60일 동안 단계적인 지원을 계획해야 합니다.
• 플랫폼 기능이 아닌 역할과 실제 워크플로를 중심으로 디자인 세션을 진행합니다.
• 교육이 끝난 후에도 직원들이 독립적으로 참고할 수 있는 자료에 투자하십시오.
• 매 세션 후 피드백을 수집하고 이를 다음 세션 개선에 활용하세요.

효과적인 교육은 잘 구성된 ManageBac+ , OpenApply 또는 SchoolsBuddy 시스템을 직원들이 진정으로 자신감을 가지고 사용할 수 있도록 만드는 핵심 요소입니다. FariaSupport 서비스의 일환으로 교육 세션을 제공합니다. 이용 중인 플랜에 맞는 교육 프로그램이 있는지 지원 담당자에게 문의하십시오.

관련 기사

• 새로운 기술 도입을 위한 전교 차원의 변화 관리 계획을 수립하는 방법
• 내부 지식 기반 구축
• 학부모, 교직원 및 학생에게 시스템 변경 사항을 전달하는 방법
• 데이터 관리 모범 사례