実際に効果を発揮し、記憶に残るスタッフ研修を実施する
単発の研修では不十分な理由、そしてプラットフォームの継続的な導入を支援する学習文化を構築する方法。
多くの学校は、新しいシステムが稼働する前に職員研修に多大な労力を費やしますが、数週間経っても導入状況がまちまちなのはなぜだろうと首をかしげます。問題は研修自体の質にあるのではなく、研修の形式にあるのです。つまり、一度実施される単発の研修で、何ヶ月にもわたる実際の使用に耐えられると期待されているのです。
この記事は、 ManageBac+ 、 OpenApply 、 Atlas 、 SchoolsBuddyなどのプラットフォームにおけるスタッフ研修の企画・サポートを担当する管理者およびITマネージャーを対象としています。目標は、研修を単なるイベントから継続的な実践へと移行させることです。
研究によると、講義形式のセッションでは、人は聞いた内容の約10％しか記憶に残らないのに対し、実際の状況で練習すると、記憶に残る割合は大幅に増加することが一貫して示されています。効果的なトレーニングは、ただ聞くだけではなく、実践を中心に設計されるべきです。
単発トレーニングの問題点
本番稼働前の研修を1回だけ行う場合、根本的なタイミングの問題があります。スタッフはまだ必要としていないワークフローを学んでいるため、すぐに実際の業務に適用しなければ、知識はあっという間に薄れてしまいます。
その他の一般的な故障モードには以下が含まれます。
- 全員を同じ方法で訓練するということは、評価を採点する教師と入学記録を管理する事務員では必要な知識が異なるということである。
- 一度に多くのことを説明しようとすると、スタッフが基本的な使い方を覚える前にすべての機能を見せられてしまい、圧倒されてしまう。
- フォローアップサポートがない＝スタッフは初日以降疑問点を抱えるが、明確な回答を得る道筋がない
- 研修の実施時期が間違っている＝スタッフが既に多忙なピーク時に研修セッションが設定されている
機能ではなく役割に基づいた設計研修
最も効果的なトレーニングは、個々の担当者が実際に行う必要のある業務内容に合わせて設計されるべきです。プラットフォームの概要を説明するのではなく、職務内容と主要なワークフローに焦点を当てたセッションを設計しましょう。
役割ベースのトレーニングコースの例
| 役割 | 優先ワークフロー | 推奨セッション時間 |
|---|---|---|
| 登録担当者／管理者 | 学生記録、インポート、レポート | 90分＋フォローアップ |
| 担任教師 | 成績表、出席状況、連絡事項 | 60分＋クイックリファレンスガイド |
| 入学事務局スタッフ | アプリケーションパイプライン、コミュニケーション、レポート | 90分＋シナリオ演習 |
| IT/システム管理者 | 権限、連携、データインポート | 2時間＋サンドボックスへのアクセス |
セッションは焦点を絞って進めましょう。ワークフローが担当者の役割に関係ない場合は、その担当者のセッションに含めるべきではありません。
階層型トレーニングモデルを構築する
単一のトレーニングイベントとして捉えるのではなく、3つの段階に分けて考えてみましょう。
レイヤー1 = 稼働開始前
開始に必要な基本事項のみに焦点を当ててください。高度な機能を紹介する段階ではありません。基本的なワークフロー、ヘルプの入手先、質問がある場合の問い合わせ先について説明してください。セッションは短く、役割別に分けましょう。
レイヤー2 = 最初の30日間
スタッフが実際の場面でシステムを使い始めると、研修では想定していなかった疑問が生じるでしょう。2～3週間後にフォローアップセッションまたは質疑応答の時間を設けてください。これは多くの場合、導入プロセス全体の中で最も価値のある研修機会となります。
レイヤー3 = 継続的な開発
学校の年間スケジュールに、短時間で定期的な学習機会を組み込みましょう。例えば、職員会議で15分間のヒントを共有したり、毎月「知っていましたか？」というお知らせを送ったり、録画された授業風景へのアクセスを提供したりといった方法です。ManageBac ManageBac+やOpenApplyなどのプラットフォームは定期的にアップデートをリリースしているので、簡潔なアップデート情報を提供することで、職員に負担をかけずに最新情報を伝えることができます。
スタッフが実際に使用するリソースを作成する
研修セッションは一時的なものですが、参考資料は永続的なものです。スタッフが自主的に繰り返し参照できる資料の作成に時間を投資しましょう。
作成またはキュレーションする価値の高いリソース：
- 最も一般的なワークフローを各役割ごとにまとめた、 1ページのクイックリファレンスカード
- 主要なタスクを録画した短いビデオ（3分未満）は、共有ドライブまたは社内Wikiからアクセスできます。
- トレーニング中や初期使用時に実際に寄せられる質問に基づいて作成された、シンプルなFAQドキュメントです。
- Fariaヘルプドキュメントへのリンク＝スタッフが検索することを期待するのではなく、関連するヘルプセンターの記事に直接アクセスできるようにする
FariaSupportチームは、貴校の特定の構成に最適なヘルプリソースを特定するお手伝いをいたします。
ヒントと留意事項
- 繁忙期（学期末、レポート作成シーズン、入学願書提出期限など）の研修は避けるようにしましょう。これらの時期は新しいシステムを習得するのに最適な時期ではありません。
- 研修には実際のデータを使用する＝可能な限り、一般的な例ではなく、実際の学校データに基づいて職員を研修する。そうすることで、関連性がすぐに明確になる。
- セッションごとにフィードバックを収集しましょう。シンプルな3つの質問（何が役に立ったか、何が不明瞭だったか、他に何が必要か）のフォームを使うことで、今後のセッションをより効果的なものにすることができます。
- 一部のスタッフは常にさらなるサポートを必要とすることを認識し、そのことを前提として研修を組み込み、研修終了後もスムーズにサポートを受けられる仕組みを確保する。
要約すれば
- 稼働開始前の単発トレーニングは必要ではあるが、それだけでは不十分である。最初の30～60日間は、段階的なサポート体制を計画する必要がある。
- プラットフォームの機能ではなく、役割と実際のワークフローに基づいた設計セッションを実施する。
- 研修終了後もスタッフが自主的に参照できるような参考資料に投資しましょう。
- 各セッション後にフィードバックを収集し、次回のセッションの改善に活用しましょう。
効果的なトレーニングこそが、適切に設定されたManageBac+ 、 OpenApply 、またはSchoolsBuddyを、スタッフが自信を持って真に活用できるシステムへと変える鍵となります。FariaSupport FariaSupportサービスの一環としてトレーニングセッションを提供しています。ご利用のプランで利用可能なトレーニング内容については、サポート担当者にお問い合わせください。