学校コミュニティの皆様にFariaプラットフォームをご紹介します

Fariaチームによる、 ManageBac+ 、 OpenApply 、 SchoolsBuddy 、 Atlasを初めて利用する学生、保護者、家族をどのように準備させるか、そして毎年高いエンゲージメントを維持する方法についての実践的なガイダンス。

新しいプラットフォームへのスタッフのオンボーディングは一つの課題ですが、保護者と生徒のコミュニティ全体をオンボーディングするのはまた別の課題です。保護者は、学校のプラットフォームを利用する際に、技術的な知識レベル、使用するデバイス、ログイン頻度、ログイン後の操作方法などについて、それぞれ異なる認識を持っています。体系的な導入がなければ、コミュニティの大部分は利用せず、学校はプラットフォーム導入の目的であった可視性とコミュニケーションのメリットを失ってしまうでしょう。

このガイドでは、準備段階から継続的な活用まで、 Fariaプラットフォームを生徒と保護者のコミュニティに導入するための主要な手順を解説します。これらの原則は、 ManageBac+ 、 OpenApply 、 SchoolsBuddy 、およびAtlasのすべてに適用され、必要に応じてプラットフォーム固有の注記も記載されています。

Fariaチームからのメッセージ：コミュニティの参加率が最も高い学校は、単なる歓迎メールだけに頼っていません。オリエンテーション、ハンドブック、学校のウェブサイトへのリンク、そして保護者と生徒がプラットフォーム上で実際に何をすべきかについての明確なコミュニケーションを通じて、プラットフォームへのアクセスを分かりやすく、期待されやすく、簡単に見つけられるようにしています。

ウェルカムメールを送信する前に：体験を準備しましょう

保護者や生徒がウェルカムメールを受け取った瞬間が、プラットフォームに対する第一印象を形成する瞬間です。もし、授業データが欠落していたり、成績表が空っぽだったり、デフォルト画面が分かりにくかったりするなど、不完全な体験をしてしまうと、その第一印象を覆すのは困難です。

ユーザーグループにウェルカムメールを送信する前に、以下の点を確認してください。

生徒の記録は完全かつ正確です。氏名、学年、クラス分け、家族関係など、保護者がお子様のプロフィールを閲覧する前に、すべての情報が確認される必要があります。
プラットフォームは現在の学年度を反映している必要があります。授業、単元、関連コンテンツが表示され、正しく割り当てられている必要があります。空のシステムへのアクセスを許可しないでください。
権限設定が正しく行われていることを確認してください。保護者が閲覧すべきコンテンツを閲覧でき、閲覧すべきでないコンテンツを閲覧できないことを確認してください。招待状を送信する前に、保護者アカウントからテストしてください。
ウェルカムメールのパスワードリンクは送信準備完了です。FariaプラットフォームFariaパスワードリセットリンクは通常30日後に期限切れになります。リンクの有効期限が切れる前にご家族がアカウントを有効化できるよう、送信タイミングを調整してください。

テストアカウントを使って自己紹介文を準備しましょう

最も効果的な準備手順の一つでありながら、最も活用されていない手順の一つは、コミュニティのメンバーがログインする前に、生徒または保護者としてプラットフォームにログインすることです。これにより、家族がどのような体験をするかを直接把握でき、混乱を招くような事柄が家族に届く前に発見することができます。

アカウントにテストユーザーを追加してください。学校のシステムでダミーの生徒アカウントと保護者アカウントを作成し、それぞれでログインしてください。テストアカウントには料金はかかりません。これらのアカウントは、オリエンテーション、保護者向け説明会、または職員研修の際に、保護者の視点からプラットフォームを説明するために使用できます。
デモアカウントの認証情報をリクエストする- ManageBac+の場合、 ManageBac+サポートに問い合わせて、事前にデータが入力されたデモアカウントへのアクセスをリクエストしてください。これは、学校のデータが準備できる前にデモを行う際に役立ちます。

プラットフォームのローンチ前に、保護者または生徒のアカウントを通してプラットフォームを確認することは、管理者側のテストでは明らかにならない設定上の不備を特定する上で最も効果的な方法です。

学校のウェブサイトでプラットフォームへのアクセス方法を分かりやすく表示しましょう

6か月前に送信されたメールに埋め込まれたログインリンクはアクセスできません。保護者と生徒は、受信トレイを検索することなく、学校のウェブサイトからプラットフォームのログイン情報を見つけられるべきです。

学校のウェブサイトに直接ログインリンクを追加しましょう。ナビゲーションまたはフッターに「保護者ポータル」「生徒ポータル」「コミュニティログイン」などのセクションを設け、コミュニティが使用する各プラットフォームへのリンクを明確に表示してください。
学校のメールのフッターにプラットフォームへのリンクを含めることで、保護者がアカウントにアクセスするための場所をすべての連絡で周知徹底できます。
紙媒体およびデジタル版のハンドブックにログインURLを記載しましょう。特に、入学手続き中の新入生のご家族向けです。OpenApply OpenApply入学確認書は、新入生向けのManageBac+またはSchoolsBuddyログイン情報を記載するのに最適な場所です。
学校の既存のコミュニケーションチャネル（クラスの掲示板、ニュースレター、保護者会のチャネルなど）にリンクを投稿しましょう。これらは、各学期の初めにログイン情報を改めて周知するのに役立つ場所です。

目標は、「どこからログインすればいいですか？」という質問がサポートに問い合わせる必要がなくなるようにすることです。学校の公式ウェブサイトなどですぐに答えが見つからない場合は、繰り返し質問されることになります。

対象者ごとにカスタマイズされたオリエンテーションセッションを実施する

生徒と保護者は学校のプラットフォームを異なる方法で利用し、異なる疑問を抱いています。両方の対象者を網羅しようとする合同オリエンテーションは、より短く焦点を絞った2回のセッションよりも効果的ではありません。

学生向け

学生が最も頻繁に行うタスク、つまり課題や締め切りの確認、提出、成績や出席状況の確認、通知の理解に焦点を当てましょう。プラットフォームへのリアルタイムアクセスなど、実践的でタスクベースの学習を心がけてください。モバイルアクセスについても明確に説明しましょう。ほとんどの学生は主にスマートフォンからプラットフォームを利用するからです。

保護者の皆様へ

保護者が確認できる内容、つまりお子様の学習状況、出席状況、今後の締め切り、学校からの連絡事項などに焦点を当てましょう。ログイン頻度や、気になる点を見つけた場合の対処法についても説明します。可能であればセッションを録画し、参加できない保護者も後から視聴できるようにしましょう。

毎年新しい家族のために

プラットフォームの使い方説明を、新規加入家族向けの標準的なオリエンテーションプロセスに必須の手順として組み込み、オプションの追加項目にしてはいけません。年度途中で加入する新規家族にも、同様のオリエンテーションを提供する必要があります。歓迎メールを送って、あとは自分で使い方が分かるだろうと決めつけるのはやめましょう。

コミュニティハンドブックを作成する

学校が各プラットフォームをどのように活用しているかを具体的に説明した保護者・生徒向けハンドブックは、作成できる最も効果的な導入ツールの1つです。オリエンテーションとは異なり、保護者からの質問があればいつでも利用できます。役立つハンドブックには、以下の内容が含まれます。

各プラットフォームにおける学校固有のログインURL
各ユーザータイプがプラットフォーム上で見たり行ったりできること
学校が保護者と生徒にどのくらいの頻度でログインすることを求めているか
どのような通知が届くのか、そしてその意味は何か
ログインに関する問題やデータに関する質問がある場合の連絡先
プラットフォーム利用に関する学校固有のポリシー

テンプレート形式のハンドブックを使用する場合は、必ず学校名、ロゴ、および特定のプラットフォームURLを記載してカスタマイズしてください。汎用的なURLが記載されたハンドブックは、保護者に対し、学校固有のガイダンスではなく、定型文書を受け取ったという印象を与えてしまいます。

よくある質問

生徒や保護者への歓迎メールはいつ送るべきでしょうか？

プラットフォームの設定が完了し、準備が整ってからウェルカムメールを送信してください。それ以前に送信しないでください。新学期開始集会、オリエンテーション、または新学期開始後に送信するのが適切です。パスワード認証リンクは30日で期限切れになるため、保護者が対応できる十分な時間を確保できるよう、送信タイミングを調整してください。

保護者や生徒は、コンテンツが完成する前に閲覧できますか？

ManageBac+では、教師はユニットを「下書き」としてマークすることで、公開準備が整うまで生徒や保護者から非表示にすることができます。この設定が常に正しく使用されていることを教職員に確認してください。保護者が初めてログインした際に、空または未完成のユニットが表示されることがないようにしてください。

プラットフォームを通じて、保護者の方々に定期的にニュースや最新情報をお届けするにはどうすればよいですか？

ManageBac+には、保護者会メッセージボードがあり、すべての保護者または特定の学年の保護者にニュースを送信できます。SchoolsBuddy SchoolsBuddy 、保護者へのダイレクトメッセージ送信や活動状況の連絡をサポートしています。これらのプラットフォーム内チャネルを既存のコミュニケーション方法と併用することで、保護者がプラットフォームを単なるログイン画面ではなく、有益で定期的なコンテンツを提供する場所として認識する可能性が高まります。

最初の紹介の後、関わりを持たない家族についてはどうでしょうか？

最初の学期は利用率が低いのが一般的ですが、プラットフォームが子供の学校生活にどのように役立つかを保護者が理解すれば、利用率は向上します。各学期の初めにログインリンクと主要機能のリマインダーを再度表示しましょう。些細な出来事に関する通知を頻繁に送信するのは避けましょう。価値の低い通知を大量に受け取った保護者は、それらをすべて無視するようになります。

要約すれば

ウェルカムメールを送信する前に、プラットフォームの利用体験を準備しておきましょう。家族は初回ログイン時に、完全かつ正確なシステムを利用できる必要があります。
学校のウェブサイト、メールのフッター、ハンドブックに直接ログインリンクを追加して、プラットフォームへのアクセスがいつでも簡単に見つけられるようにしましょう。
生徒と保護者向けに、それぞれに合わせたオリエンテーションセッションを別々に実施する。合同セッションは、両者にとって効果が劣る。
学校固有のURL、期待事項、ガイドラインなどを記載したコミュニティハンドブックを作成してください。テンプレートを使用する場合は、必ず学校名とロゴを入れてカスタマイズしてください。

Fariaチームは、 ManageBac+ 、 OpenApply 、 SchoolsBuddy 、 Atlasのコミュニティオンボーディングに関するオンデマンドウェビナーを開催しています。全ライブラリにアクセスするには、 events.faria.org/ on-demand-webinarsをご覧ください。