Établir les attentes en matière de connexion pour votre communauté scolaire

Comment définir des attentes claires et cohérentes concernant l'accès à la plateforme pour les parents et les élèves, et comment utiliser les données de connexion pour comprendre et améliorer l'engagement communautaire sur les plateformes Faria .

L'envoi d'e-mails de bienvenue marque le début de l'intégration à la communauté, et non la fin. La fréquence et l'utilité des connexions des parents et des élèves dépendent des attentes définies par l'établissement et de la clarté avec laquelle ces attentes sont communiquées avant l'ouverture de l'accès.

Cet article aborde les décisions que les établissements scolaires doivent prendre avant d'ouvrir l'accès communautaire aux plateformes Faria , et explique comment utiliser les outils disponibles pour suivre et améliorer l'engagement au fil du temps. Il s'applique à ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy et Atlas .

De la part de l'équipe Faria : Les écoles qui enregistrent des taux d'engagement parental constamment élevés ont un point commun : elles ont clairement indiqué aux parents ce qu'ils devaient faire sur la plateforme, à quelle fréquence et en quoi c'était important pour leur enfant. L'engagement ne se fait pas spontanément. Il se produit lorsqu'il est attendu, expliqué et facile.

Choisir un accès uniforme avant d'ouvrir des comptes

Avant d'envoyer les courriels de bienvenue aux parents, il est important de réfléchir à la manière dont vous souhaitez structurer l'accès familial. Cela est particulièrement pertinent pour ManageBac+ et SchoolsBuddy , où un élève peut avoir deux parents ou tuteurs qui pourraient chacun avoir un compte distinct.

Deux questions à trancher d'emblée :

Combien de comptes par famille ?

Plutôt que d'importer automatiquement tous les parents et tuteurs disponibles, réfléchissez à la question de savoir si votre établissement scolaire souhaite un compte par famille ou un compte par parent. Un identifiant unique partagé par la famille est plus simple pour de nombreuses familles et permet d'obtenir des données d'engagement plus précises. En effet, les statistiques de connexion sur une plateforme où deux parents possèdent chacun un compte mais se connectent toujours depuis le même appareil indiqueront qu'un compte est actif et l'autre inutilisé, ce qui peut fausser l'image de l'engagement réel de votre communauté.

À l'inverse, des comptes parents séparés permettent des communications personnalisées et une traçabilité plus claire, ce qui peut s'avérer important dans les établissements scolaires où les parents sont séparés ou lorsque les communications doivent s'adresser individuellement plutôt qu'à l'ensemble du foyer. Aucune de ces solutions n'est idéale ; l'essentiel est de choisir délibérément plutôt que d'accepter la solution par défaut.

Les parents ont-ils vraiment besoin de leur propre compte ?

Pour certains établissements, notamment ceux qui n'utilisent pas de fonctionnalités dédiées aux parents comme une association de parents d'élèves ou la messagerie directe, il peut être plus judicieux que les parents accèdent à la plateforme via le compte de leur enfant. Cela permet à l'enfant de suivre sa progression, évite que les comptes parents inactifs ne faussent les données d'engagement et simplifie la gestion des comptes. Si votre établissement opte pour cette solution, il est important de l'indiquer clairement dans le guide des parents afin que les familles comprennent pourquoi elles ne reçoivent pas d'identifiants de connexion distincts.

Définition et communication des attentes en matière de connexion

Une fois votre structure d'accès définie, communiquez clairement vos attentes avant que les parents et les élèves ne reçoivent leurs identifiants de connexion. Les points à définir et à partager sont les suivants :

Attente	Exemple de conseils pour communiquer
Fréquence de connexion	« Nous demandons aux parents de se connecter au moins une fois par semaine pendant la période scolaire pour vérifier l'assiduité de leur enfant et les évaluations à venir. »
Paramètres de notification	Vous recevrez une notification par courriel lorsqu'une nouvelle évaluation sera publiée ou lorsqu'un enseignant publiera un message. Vous pouvez ajuster la fréquence des notifications dans les paramètres de votre compte.
Sur quoi les parents sont censés agir	« Si vous constatez une absence inexpliquée, veuillez contacter directement le secrétariat de l'école. Si vous avez une question concernant une note d'évaluation, veuillez contacter le professeur principal. »
De quoi les élèves sont-ils responsables ?	« Les étudiants sont tenus de consulter quotidiennement ManageBac+ pour prendre connaissance des nouvelles tâches et échéances, et de soumettre tous leurs travaux de cours via la plateforme avant la date limite publiée. »

Intégrez ces attentes dans votre guide des parents et des élèves, dans votre courriel de bienvenue et dans tous les documents relatifs aux séances d'orientation. Les attentes qui ne sont comprises que par l'équipe administrative ne seront pas communiquées à l'ensemble de la communauté.

Utilisation des données de connexion pour surveiller l'engagement

Les plateformes Faria offrent aux administrateurs des outils pour comprendre le niveau d'engagement de la communauté sur leurs comptes. Leur utilisation régulière permet d'identifier les familles qui pourraient avoir besoin d'un soutien supplémentaire et fournit aux directions d'établissement des données pertinentes sur l'adoption de la plateforme.

Dernière consultation du journal d'audit dans ManageBac+

Chaque profil parent dans ManageBac+ enregistre la date de dernière utilisation du compte. Les administrateurs peuvent consulter cette information directement depuis le profil du parent ou obtenir une vue d'ensemble en accédant à Paramètres, puis à Annuaire scolaire, et en filtrant par date de dernière utilisation (ordre décroissant) afin d'afficher les comptes les plus récemment actifs et d'identifier ceux qui n'ont pas été consultés récemment.

Pour afficher sous forme de tableau tous les comptes parents avec la date de dernière connexion, utilisez l'option « Exporter les informations des élèves et des parents » du panneau de navigation de droite. Cela permet de partager les données d'engagement avec la direction de l'établissement ou d'identifier les familles à recontacter en début de trimestre.

Remarque : la date de dernière consultation correspond au fuseau horaire configuré par votre établissement scolaire dans les paramètres de l’établissement, et non au fuseau horaire local de l’utilisateur.

Signaux d'engagement sur d'autres plateformes Faria

Dans OpenApply , l'activité sur le portail et les candidatures peut être suivie au niveau de chaque candidat, ce qui permet d'identifier les familles ayant commencé une candidature sans la finaliser, ou n'ayant pas consulté les communications envoyées via la plateforme. Dans SchoolsBuddy , les taux d'inscription et de réponse aux demandes de consentement fournissent des indicateurs indirects d'engagement au niveau des familles.

Utilisez ces données comme point de départ pour le suivi : une famille qui ne s’est pas connectée depuis l’envoi de l’e-mail de bienvenue a peut-être simplement besoin d’un rappel, d’un appel téléphonique direct ou d’une méthode de connexion différente.

Mesures pratiques pour améliorer le faible engagement

Si les données de connexion révèlent qu'une part importante des parents ne participe pas, le problème est rarement dû à un manque de volonté. Il s'agit généralement de l'une des trois raisons suivantes : la procédure de connexion était trop complexe au départ, l'école n'a pas communiqué d'argument convaincant pour inciter les familles à se connecter régulièrement, ou la plateforme n'est pas suffisamment accessible depuis leurs points de contact habituels.

Republiez le lien de connexion au début de chaque trimestre , et pas seulement en début d'année ; les familles qui réinitialisent leurs identifiants chaque année en septembre ont souvent besoin d'un rappel en janvier et en avril également.
Associez l'activité sur les plateformes aux préoccupations des parents : planifiez les consultations ManageBac+ en fonction des évaluations à venir et des dates de publication des bulletins, et les connexions SchoolsBuddy en fonction des périodes de réservation d'activités. Les familles utilisent les plateformes uniquement lorsqu'une action précise et opportune est requise.
Proposez une brève séance de réintégration aux familles qui persistent à se désengager : une visite guidée individuelle de 10 minutes avec un parent qui n’a jamais réussi à se connecter est plus efficace qu’un troisième courriel de rappel.
Avant de conclure à une déconnexion, vérifiez l'absence de problèmes techniques : certaines familles n'ont peut-être jamais reçu leur courriel de bienvenue (vérifiez les courriers indésirables et l'adresse courriel enregistrée), ou ont peut-être tenté de se connecter et rencontré une erreur qui n'a jamais été signalée.

En résumé

Déterminez votre structure d'accès (comptes par famille et nécessité pour les parents de disposer de leurs propres comptes) avant d'ouvrir l'accès, et non après.
Définissez et communiquez clairement les attentes en matière de connexion : fréquence, actions à entreprendre et notifications à attendre.
Utilisez le journal d'audit « Dernier accès » dans ManageBac+ et les signaux d'engagement équivalents sur d'autres plateformes pour identifier les familles désengagées et assurer un suivi auprès d'elles.
Un faible taux d'engagement est généralement dû à un problème de communication ou d'accès, et non à un manque de volonté ; il faut donc s'attaquer à la cause profonde plutôt que d'envoyer davantage d'e-mails de rappel.

Des règles de connexion claires et un suivi actif de l'engagement transforment l'accès communautaire à ManageBac+ , SchoolsBuddy et OpenApply en un véritable canal de communication entre l'école et la famille. Contactez votre représentant FariaSupport pour obtenir de l'aide sur la configuration de l'accès des parents et le suivi de leur participation, adaptés au contexte de votre établissement.