Présentez les plateformes Faria à votre communauté scolaire

Conseils pratiques de l'équipe Faria sur la manière de préparer les élèves, les parents et les familles à leur première expérience avec ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy et Atlas , et sur la manière de maintenir un niveau d'engagement élevé année après année.

Former le personnel à une nouvelle plateforme est un défi. L'intégration de toute la communauté des parents et des élèves en est un autre. Les familles abordent les plateformes scolaires avec des niveaux de confiance technique variés, des appareils différents et des attentes différentes quant à la fréquence de connexion et aux actions à entreprendre. Sans une introduction structurée, une part importante de la communauté ne s'engagera tout simplement pas, et l'établissement scolaire perdra la visibilité et les avantages de communication que la plateforme était censée apporter.

Ce guide décrit les étapes clés de l'intégration des plateformes Faria auprès de vos élèves et de leurs parents, de la préparation à l'accompagnement continu. Les principes s'appliquent à ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy et Atlas , avec des notes spécifiques à chaque plateforme le cas échéant.

De la part de l'équipe Faria : Les écoles qui affichent les taux d'engagement communautaire les plus élevés ne se contentent pas d'un simple courriel de bienvenue. Elles rendent l'accès à la plateforme visible, attendu et facile à trouver grâce à des séances d'orientation, des guides, des liens vers le site web de l'école et une communication claire sur les actions que les parents et les élèves sont censés entreprendre sur la plateforme.

Avant d'envoyer les e-mails de bienvenue : préparez l'expérience

Dès la réception de leur courriel de bienvenue, parents et élèves se font une première impression de la plateforme. Si cette première impression est incomplète (données de classe manquantes, carnets de notes vides ou interface par défaut confuse), il est difficile de la modifier.

Avant d'envoyer des courriels de bienvenue à un groupe d'utilisateurs, assurez-vous que les éléments suivants sont en place :

Les dossiers scolaires sont complets et exacts : les noms, les niveaux scolaires, les classes et les liens familiaux doivent tous être vérifiés avant que les parents puissent consulter le profil de leur enfant.
La plateforme reflète l'année universitaire en cours : les cours, les unités d'enseignement et les contenus pertinents doivent être visibles et correctement attribués ; n'ouvrez pas l'accès à un système vide.
Les autorisations sont correctement configurées : vérifiez que les parents peuvent voir ce qu’ils doivent voir et ne peuvent pas voir ce qu’ils ne doivent pas voir ; testez cela depuis un compte parent avant d’envoyer les invitations.
Les liens de réinitialisation de mot de passe par e-mail sont prêts à être envoyés. Les liens de réinitialisation de mot de passe sur les plateformes Faria expirent généralement après 30 jours ; planifiez votre envoi de manière à laisser aux familles suffisamment de temps pour activer leurs comptes avant l’expiration du lien.

Utilisez des comptes de test pour préparer votre introduction

L'une des étapes préparatoires les plus efficaces — et pourtant l'une des plus négligées — consiste à se connecter à la plateforme en tant qu'élève ou parent avant le reste de la communauté. Cela vous permet d'avoir une vision directe de l'expérience des familles et de repérer tout problème potentiel avant qu'il ne les atteigne.

Ajoutez un compte de test à votre compte : créez un compte fictif d’élève et un compte parent dans le système de votre établissement et connectez-vous avec chacun d’eux. Ces comptes de test sont gratuits. Utilisez-les lors des réunions d’information, des séances d’information pour les parents ou des formations du personnel afin de présenter la plateforme du point de vue des familles.
Demande d'identifiants de compte de démonstration - Pour ManageBac+ , contactez l'assistance ManageBac+ via le formulaire de contact. Vous obtiendrez ainsi l'accès à un compte de démonstration pré-rempli, utile pour les démonstrations avant que les données de votre établissement ne soient prêtes.

L’examen de la plateforme via un compte parent ou étudiant avant son lancement est le moyen le plus efficace d’identifier les lacunes de configuration que les tests côté administrateur ne révéleront pas.

Rendez l'accès à la plateforme visible sur le site web de votre école.

Un lien de connexion, dissimulé dans un courriel envoyé il y a six mois, est inaccessible. Les parents et les élèves devraient pouvoir trouver leurs identifiants de connexion sur le site web de l'établissement sans avoir à fouiller dans leur boîte de réception.

Ajoutez des liens de connexion directs au site web de votre école : une section « Portail parents », « Portail élèves » ou « Connexion communauté » dans votre menu de navigation ou votre pied de page, avec des liens clairement identifiés vers chaque plateforme utilisée par votre communauté.
Incluez les liens vers les plateformes dans le pied de page des courriels de votre école – afin que chaque communication rappelle aux familles où se rendre pour accéder à leurs comptes.
Incluez les URL de connexion dans les guides papier et numériques , notamment pour les nouvelles familles lors de l'inscription ; la confirmation d'inscription OpenApply est l'endroit idéal pour inclure les informations de connexion ManageBac+ ou SchoolsBuddy pour les nouveaux élèves.
Publiez les liens dans les canaux de communication existants de votre école : forums de classe, bulletins d’information et canaux de l’association des parents d’élèves sont autant d’endroits utiles pour diffuser à nouveau les informations de connexion au début de chaque trimestre.

L'objectif est que la question « Où puis-je me connecter ? » ne soit jamais posée au support technique. Si la réponse n'est pas immédiatement accessible depuis le site public de votre établissement, la question sera posée à plusieurs reprises.

Organiser des séances d'orientation adaptées à chaque public

Les élèves et les parents utilisent les plateformes scolaires différemment et ont des questions différentes. Une séance d'orientation commune qui tente de s'adresser aux deux publics est moins efficace que deux séances plus courtes et ciblées.

Pour les étudiants

Concentrez-vous sur les tâches les plus fréquentes des étudiants : consulter les devoirs et les échéances, soumettre leurs travaux, vérifier leurs notes et leur assiduité, et comprendre les notifications. Privilégiez une approche pratique et axée sur les tâches, avec un accès direct à la plateforme. Abordez explicitement l’accès mobile : la plupart des étudiants utiliseront la plateforme principalement depuis leur téléphone.

Pour les parents

Mettez l'accent sur ce que les parents peuvent suivre : les progrès scolaires de leur enfant, son assiduité, les échéances à venir et les communications de l'école. Expliquez la fréquence de connexion recommandée et la marche à suivre en cas de problème. Si possible, enregistrez la séance afin que les parents absents puissent y accéder.

Pour les nouvelles familles chaque année

Intégrez la présentation de la plateforme à votre processus d'accueil des nouvelles familles comme une étape obligatoire, et non comme une option. Les nouvelles familles qui rejoignent l'équipe en cours d'année doivent bénéficier de la même présentation ; il ne s'agit pas simplement d'un courriel de bienvenue et de supposer qu'elles se débrouilleront.

Créer un manuel communautaire

Un guide destiné aux parents et aux élèves, expliquant comment votre établissement utilise chaque plateforme, est l'un des outils d'intégration les plus durables que vous puissiez créer. Contrairement à une séance d'orientation, il est accessible à la demande dès qu'une famille a une question. Un guide utile aborde les points suivants :

URL de connexion spécifique à votre école pour chaque plateforme
Ce que chaque type d'utilisateur peut voir et faire sur la plateforme
À quelle fréquence l'école s'attend-elle à ce que les parents et les élèves se connectent ?
Quelles notifications attendre et que signifient-elles ?
Qui contacter en cas de problème de connexion ou de question concernant les données
Politiques spécifiques à l'établissement concernant l'utilisation de la plateforme

Personnalisez systématiquement les modèles de manuels avec le nom, le logo et l'URL spécifique de votre établissement. Un manuel faisant référence à une URL générique laisse penser aux familles qu'il s'agit d'un document type et non d'un guide adapté à leur école.

Foire aux questions

Quand devons-nous envoyer les courriels de bienvenue aux élèves et aux parents ?

Envoyez les courriels de bienvenue une fois la plateforme entièrement configurée et opérationnelle, pas avant. Vous pouvez les envoyer après la rentrée scolaire, une séance d'orientation ou le début d'un nouveau trimestre. Les liens d'activation de mot de passe expirent au bout de 30 jours ; prévoyez donc un délai suffisant pour que les familles puissent agir.

Les parents et les élèves peuvent-ils consulter le contenu avant qu'il ne soit prêt ?

Dans ManageBac+ , les enseignants peuvent marquer les unités comme brouillon afin de les masquer aux élèves et aux parents jusqu'à leur publication. Assurez-vous auprès de votre équipe pédagogique que ce paramètre est appliqué de manière systématique : les parents ne devraient pas trouver d'unités vides ou incomplètes lors de leur première connexion.

Comment pouvons-nous envoyer régulièrement des informations et des mises à jour aux parents via la plateforme ?

ManageBac+ intègre un forum de l'Association des parents d'élèves permettant de diffuser des informations à tous les parents ou à des groupes d'âge spécifiques. SchoolsBuddy propose une messagerie directe et des communications sur les activités scolaires aux familles. Utilisez ces canaux intégrés à la plateforme en complément de vos méthodes de communication habituelles afin d'accroître la probabilité que les parents associent la plateforme à un contenu utile et régulier, et non pas seulement à des demandes de connexion.

Qu’en est-il des familles qui ne s’impliquent pas après la première prise de contact ?

Il est fréquent que les familles ne participent pas à l'utilisation de la plateforme au premier trimestre, mais cela s'améliore lorsqu'elles comprennent son utilité au quotidien scolaire de leur enfant. N'hésitez pas à leur rappeler le lien de connexion et les principales fonctionnalités au début de chaque trimestre. Évitez d'envoyer trop de notifications pour des événements mineurs : les familles qui reçoivent trop d'alertes sans importance finissent par les ignorer.

En résumé

Préparez l'expérience utilisateur sur la plateforme avant d'envoyer les e-mails de bienvenue : les familles doivent découvrir un système complet et précis dès leur première connexion.
Ajoutez des liens de connexion directs au site web de votre école, aux pieds de page de vos e-mails et à vos manuels afin que l'accès à la plateforme soit toujours facile à trouver.
Organisez des séances d'orientation distinctes et adaptées aux élèves et aux parents ; les séances combinées sont moins efficaces pour les deux publics.
Créez un manuel communautaire contenant l'URL, les attentes et les directives spécifiques à votre école ; personnalisez toujours le modèle avec le nom et le logo de votre école.

L'équipe Faria propose des webinaires à la demande sur l'intégration des communautés pour ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy et Atlas . Consultez events.faria.org/on-demand-webinars pour accéder à la bibliothèque complète.