员工离职时：学校管理人员数据离职清单
员工离职时如何撤销访问权限、重新分配记录以及保护学校数据——为管理员和 IT 经理提供实用清单。
人员流动是学校生活中的常规环节，但其中蕴含的数据风险却常常被低估。当员工离职时——无论是合同到期、学年中途还是意外离职——他们对学生记录、行政系统和机密数据的访问权限并不会自动消失。如果没有明确的离职流程，学校可能会发现，离职员工在离职数周甚至数月后仍然拥有有效的登录账号。
本文为学校管理员和 IT 经理提供了一份实用的离职清单，涵盖了Faria平台和连接系统中的访问权限撤销、记录重新分配和数据保护。
访问权限应在员工离职当天或之前撤销，而非之后。这一步骤的延误是学校数据治理中最常见的漏洞之一，也是最容易通过清晰流程解决的问题之一。
为什么员工离职是一个数据问题
人们很容易将员工离职视为人力资源流程。但实际上，它也是一个数据治理流程。离职员工可能拥有以下权限：
- ManageBac+中的学生学业记录和评估数据
- OpenApply中的申请人个人信息
- Atlas中的课程和规划文件
- SchoolsBuddy中的活动和同意数据
- 共享驱动器、电子邮件和通信平台
- 与学校系统连接的第三方集成
如果访问权限未得到妥善关闭，以上每一项都可能构成潜在的风险点。在受 GDPR、PDPA 或类似数据保护法规约束的学校中，雇佣关系结束后仍能访问个人数据而未被撤销，可能构成合规风险。
离职清单
请以此清单为起点，并根据贵校的具体制度和结构进行调整。清单分为三个阶段：最后一天之前、最后一天当天以及离开后一周内。
最后一天之前
| 行动 | 所有者 | 笔记 |
|---|---|---|
| 确定该员工有权访问的所有系统 | IT经理 | 与您的访问登记册或权限审计进行交叉核对 |
| 确定分配给此人的记录、类别或工作流程 | 学校行政/注册主任 | 在ManageBac+中：查看课程所有权、导师分配、课外活动角色 |
| 安排交接任何正在进行中的任务或学生沟通事宜。 | 直线经理 | 记录接任人员信息，确保学生和家庭的教育连续性。 |
| 识别任何使用学校电子邮件地址创建的第三方帐户 | IT经理 | 包括集成、调查工具、通信平台和共享帐户 |
| 请与人力资源部确认离职日期和最后访问日期。 | 人力资源/学校行政 | 务必提前通知IT部门和行政部门，而不是在当天通知。 |
最后一天
| 行动 | 所有者 | 笔记 |
|---|---|---|
| 从ManageBac+中停用或移除用户 | IT经理/管理员 | 如果账户中包含历史数据，请勿删除账户 - 应停用账户以保留记录。 |
| 撤销对OpenApply访问权限 | 招生管理 | 检查员工级别和任何面向申请人的访问权限 |
| 从Atlas和所有共享课程工作区中移除 | 课程协调员/IT | 转移他们拥有的任何文件或计划的所有权 |
| 停用学校邮箱账户或设置自动重定向 | IT经理 | 在设定的期限内（通常为 30 天），自动转接至直线经理。 |
| 撤销对共享驱动器和协作工具的访问权限 | IT经理 | Google Drive、Microsoft SharePoint、Dropbox、Notion 或同等产品 |
| 从SchoolsBuddy和任何活动管理系统中移除 | 行政/活动协调员 | 重新分配他们管理的任何活跃课程、俱乐部或交通路线。 |
出发后一周内
| 行动 | 所有者 | 笔记 |
|---|---|---|
| 将所有学生记录、课程或报告重新分配给新的教职工负责人。 | 学校行政/注册主任 | 确保每位学生都有指定的顾问、教师或重要联系人。 |
| 审核与离职员工账户关联的任何第三方集成。 | IT经理 | 更新 API 密钥、共享凭证或帐户所有权（如适用） |
| 通过简短的审核检查，确认所有访问权限均已撤销。 | IT经理 | 在ManageBac+或OpenApply中运行权限报告，以验证该帐户是否已不再活跃。 |
| 在学校的人力资源系统或访问登记册中记录离职情况。 | 人力资源/学校行政 | 对未来的审计和认证审查很有帮助 |
关于停用与删除的说明
大多数情况下，停用教职工账号比直接删除账号更可取。删除账号可能会移除历史记录，例如该教师输入的评估数据、通过平台发送的通信记录或审计日志，而学校可能出于合规或认证目的需要保留这些记录。
在ManageBac+或OpenApply中停用帐户可以保留历史记录，同时阻止该用户登录。如果您不确定哪种方法更适合贵校的数据保留政策，请咨询您的FariaSupport联系人。
提示和注意事项
- 将离职流程纳入人力资源流程——人力资源部门启动离职流程的同时，就应通知IT和行政部门员工的离职情况，而不是在员工离职的最后一天之后。
- 特殊处理意外离职——如果员工突然离职或在困难情况下离职，应立即撤销其访问权限，而无需等到预定的最后一天。
- 维护一份简单的访问权限登记表——一份列出每位员工有权访问哪些系统的共享文档——可以显著加快员工离职速度，并降低遗漏平台访问权限的风险。
- 每年审查您的流程——员工流动模式会发生变化，因此您的离职清单应在每个学年开始时进行审查。
总之
- 应在员工离职当天或之前撤销其访问权限，而不是之后。
- 分阶段进行权限撤销工作：出发前的准备工作、最后一天的行动，以及接下来一周内的核查审核。
- 为了遵守法规和进行报告，应停用帐户而不是删除帐户，以保留历史记录。
- 维护访问登记册，以便离职流程一致、快速且可审计。
妥善的员工离职流程能够保护学生数据，确保合规性，并保持您的ManageBac+ 、 OpenApply 、 Atlas和SchoolsBuddy环境的清洁和准确。FariaSupport 可作为您支持计划的一部分，协助FariaSupport进行权限审核和账户管理。