Bir Personel Ayrıldığında: Okul Yöneticileri İçin Veri Tabanlı İşten Ayrılma Kontrol Listesi
Bir çalışanın ayrılması durumunda erişimi nasıl iptal edeceğinizi, kayıtları nasıl yeniden atayacağınızı ve okul verilerini nasıl koruyacağınızı anlatan, yöneticiler ve BT müdürleri için pratik bir kontrol listesi.
Personel değişimleri okul hayatının rutin bir parçasıdır, ancak sıklıkla hafife alınan bir veri riski taşırlar. Bir çalışan ayrıldığında - ister sözleşme sonunda, ister yıl ortasında veya beklenmedik bir şekilde - öğrenci kayıtlarına, idari sistemlere ve gizli verilere erişimi otomatik olarak ortadan kalkmaz. Tanımlanmış bir işten ayrılma süreci olmadan, okullar ayrıldıktan haftalar veya aylar sonra bile aktif oturum açma bilgilerine sahip eski personelle karşı karşıya kalabilirler.
Bu makale, okul yöneticileri ve BT yöneticileri için erişim iptali, kayıt yeniden atama ve Faria platformları ve bağlantılı sistemler genelinde veri koruma konularını kapsayan pratik bir işten ayrılma kontrol listesi sunmaktadır.
Personelin erişimi, işten ayrıldığı son günden önce veya o gün iptal edilmelidir, sonrasında değil. Bu adımda yaşanan gecikmeler, okullardaki en yaygın veri yönetimi açıklarından biridir ve net bir süreçle düzeltilmesi en kolay olanlardan biridir.
Personelin işten ayrılmasının neden bir veri sorunu olduğu
Personelin işten ayrılma sürecini bir İK süreci olarak düşünmek kolaydır. Ancak pratikte bu aynı zamanda bir veri yönetimi sürecidir. Ayrılan bir personel şu bilgilere erişmiş olabilir:
- ManageBac+ ta öğrenci akademik kayıtları ve değerlendirme verileri
- OpenApply başvuru sahibinin kişisel bilgileri
- Atlas müfredat ve planlama belgeleri
- SchoolsBuddy etkinlik ve onay verileri
- Paylaşımlı sürücüler, e-posta ve iletişim platformları
- Okul sistemlerine bağlı üçüncü taraf entegrasyonları
Bunların her biri, erişim düzgün bir şekilde kapatılmadığı takdirde potansiyel bir risk noktası oluşturmaktadır. GDPR, PDPA veya benzeri veri koruma düzenlemelerine tabi okullarda, iş ilişkisi sona erdikten sonra kişisel verilere erişimin geri alınmaması, uyumluluk riski oluşturabilir.
İşten Ayrılma Kontrol Listesi
Bu kontrol listesini bir başlangıç noktası olarak kullanın ve okulunuzun özel sistemlerine ve yapısına uyarlayın. Kontrol listesi üç aşamaya ayrılmıştır: son günden önce, son gün ve ayrılıştan sonraki bir hafta içinde.
Son Günden Önce
| Aksiyon | Mal sahibi | Notlar |
|---|---|---|
| Personelin erişim sağladığı tüm sistemleri belirleyin. | BT Yöneticisi | Erişim kayıt defteriniz veya izinler denetiminizle karşılaştırın. |
| Bu kişiye atanmış kayıtları, sınıfları veya iş akışlarını belirleyin. | Okul Yönetimi / Kayıt Memuru | ManageBac+ ta: ders sahipliğini, danışman atamalarını, ders dışı rolleri kontrol edin. |
| Devam eden görevlerin veya öğrenci iletişimlerinin devredilmesini düzenleyin. | Hat Yöneticisi | Görevi devralacak kişiyi belgeleyin ve öğrenciler ve aileler için sürekliliği sağlayın. |
| Okul e-posta adresiyle oluşturulmuş tüm üçüncü taraf hesaplarını belirleyin. | BT Yöneticisi | Entegrasyonları, anket araçlarını, iletişim platformlarını ve paylaşılan hesapları içerir. |
| İnsan Kaynakları departmanıyla ayrılış tarihini ve son giriş gününü teyit edin. | İnsan Kaynakları / Okul Yönetimi | BT ve yönetim ekiplerinin duyuruyu önceden, son dakika değil, zamanında yapmaları önemlidir. |
Son Günde
| Aksiyon | Mal sahibi | Notlar |
|---|---|---|
| Kullanıcıyı ManageBac+ tan devre dışı bırakın veya kaldırın. | BT Yöneticisi / Yönetici | Geçmiş veriler bağlıysa hesabı silmeyin; kayıtları korumak için hesabı devre dışı bırakın. |
| OpenApply erişimi iptal et | Kabul Yönetimi | Hem personel düzeyindeki hem de başvuru sahiplerine yönelik erişim izinlerini kontrol edin. |
| Atlas ve paylaşılan tüm müfredat çalışma alanlarından kaldırın. | Müfredat Koordinatörü / BT | Sahip oldukları belgelerin veya planların mülkiyetini devretme hakkı |
| Okul e-posta hesabınızı devre dışı bırakın veya otomatik yönlendirme ayarlayın. | BT Yöneticisi | Belirli bir süre (genellikle 30 gün) için otomatik olarak üst yöneticiye yönlendirme. |
| Paylaşılan sürücülere ve iş birliği araçlarına erişimi iptal edin. | BT Yöneticisi | Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox, Notion veya eşdeğeri |
| SchoolsBuddy ve diğer tüm etkinlik yönetim sistemlerinden kaldırın. | Yönetici / Aktivite Koordinatörü | Yönettikleri aktif oturumları, kulüpleri veya ulaşım güzergahlarını yeniden atayın. |
Ayrılıştan Sonraki Bir Hafta İçinde
| Aksiyon | Mal sahibi | Notlar |
|---|---|---|
| Öğrenci kayıtlarını, sınıfları veya raporları yeni bir personele yeniden atayın. | Okul Yönetimi / Kayıt Memuru | Hiçbir öğrencinin atanmış bir danışman, öğretmen veya kilit irtibat kişisi olmadan kalmadığından emin olun. |
| Ayrılan personelin hesabına bağlı tüm üçüncü taraf entegrasyonlarını denetleyin. | BT Yöneticisi | Gerektiğinde API anahtarlarını, paylaşılan kimlik bilgilerini veya hesap sahipliğini güncelleyin. |
| Kısa bir denetim kontrolüyle tüm erişimlerin iptal edildiğini doğrulayın. | BT Yöneticisi | Hesabın artık aktif olmadığını doğrulamak için ManageBac+ veya OpenApply bir izin raporu çalıştırın. |
| İşten ayrılma işlemini okulunuzun İnsan Kaynakları departmanına veya erişim kayıt defterine kaydedin. | İnsan Kaynakları / Okul Yönetimi | Gelecekteki denetimler ve akreditasyon değerlendirmeleri için faydalı olacaktır. |
Devre Dışı Bırakma ve Silme Arasındaki Fark Hakkında Bir Not
Çoğu durumda, bir personel hesabını tamamen silmek yerine devre dışı bırakmak daha iyidir. Silme işlemi, okulun uyumluluk veya akreditasyon amaçları için saklaması gerekebilecek geçmiş kayıtları (örneğin, o öğretmen tarafından girilen değerlendirme verileri, platform üzerinden gönderilen iletişimler veya denetim kayıtları) ortadan kaldırabilir.
ManageBac+ veya OpenApply bir hesabı devre dışı bırakmak, geçmiş kaydı korurken kişinin oturum açmasını engeller. Okulunuzun veri saklama politikası için hangi yaklaşımın uygun olduğundan emin değilseniz, FariaSupport yetkilinizle iletişime geçin.
İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
- İşten ayrılma sürecini İK süreçlerinize entegre edin - BT ve yönetim birimleri, İK'nın çıkış sürecini başlattığı anda, yani son günden sonra değil, aynı anda ayrılışlardan haberdar edilmelidir.
- Beklenmedik ayrılışlara farklı yaklaşılmalıdır - eğer bir personel aniden veya zor koşullar altında ayrılırsa, planlanan son günü beklemek yerine erişim derhal iptal edilmelidir.
- Basit bir erişim kaydı tutun ; her personelin hangi sistemlere erişimi olduğunu listeleyen ortak bir belge, işten ayrılma sürecini önemli ölçüde hızlandırır ve bir platformun atlanması riskini azaltır.
- Süreçlerinizi yıllık olarak gözden geçirin ; personel devir oranları değişir ve işten ayrılma kontrol listeniz her akademik yılın başında gözden geçirilmelidir.
Özetle
- Personelin erişimi, işten ayrıldığı son günden önce veya o gün iptal edilmelidir, sonrasında değil.
- Erişim iptali sürecini aşamalar halinde yürütün: ayrılış öncesi hazırlık, son gün yapılacak işlemler ve takip eden hafta içinde doğrulama denetimi.
- Uyumluluk ve raporlama amacıyla geçmiş kayıtları korumak için hesapları silmek yerine devre dışı bırakın.
- İşten ayrılma sürecinin tutarlı, hızlı ve denetlenebilir olması için bir erişim kaydı tutun.
Personelin işten ayrılma sürecinin doğru şekilde yürütülmesi, öğrenci verilerini korur, uyumluluğu destekler ve ManageBac+ , OpenApply , Atlas ve SchoolsBuddy ortamlarınızın temiz ve doğru kalmasını sağlar. FariaSupport destek planınızın bir parçası olarak izin denetimleri ve hesap yönetimi konusunda yardımcı olabilir.