テンプレート: OpenApply応募者コミュニケーションプランナー
入学選考プロセス全体を通して、学校が志願者の家族に送るすべての連絡事項を網羅した、印刷可能なPDF形式の計画書です。これにより、見落としがないようにし、シーズン開始前に担当者を明確にすることができます。
保護者は入学手続き全体を通して、タイムリーで正確な情報提供を期待しています。学校が文書化されたコミュニケーション計画なしに運営されている場合、メールの送信が遅れたり、テンプレートに古い情報が含まれていたり、同じ保護者に対して異なる職員が矛盾したメッセージを送ったりする事態が発生します。入学担当者向けコミュニケーションプランナーは、最初の問い合わせから入学手続きに至るまでのすべての接点を網羅した、入学担当チームにとって単一の参照文書となります。
これは入学選考シーズンが始まる前に完成させ、毎年見直すことを前提として設計されており、一度作成して忘れてしまうようなものではありません。
OpenApplyチームより：入学選考期間中に保護者から寄せられる苦情で最も多いのは、システムの問題ではなく、コミュニケーションの不備です。メッセージが送信されなかった、送信が遅すぎた、あるいは誤った情報が含まれていた、といったケースが考えられます。このプランナーは、これら3つの問題をすべて解消するために設計されています。
プランナーの内容
PDFは3つの部分で構成されています。
- パート1 - パイプラインコミュニケーションマップ- 問い合わせから却下または取り下げまでの各段階における19のコミュニケーション接点を網羅した表です。タイミング、チャネル、担当者メモの列があります。学校のパイプラインに合わせて行を追加または削除してください。
- パート2 - シーズン開始前レビューチェックリスト- シーズン開始前に確認すべき10項目。自動テンプレートの正確性、モバイルフォーマット、返信先アドレス、入学担当ディレクターによる承認などが含まれます。
- パート3 - コミュニケーション所有権登録簿- 各種類のコミュニケーションの所有者、計画が最後に見直された日時、および次回の見直し予定日を記録します。
このテンプレートの使い方
- パート1はチームで実施しましょう。入学担当ディレクターとOpenApply管理者全員を集めて、すべてのコミュニケーションをマッピングするセッションを開催します。こうすることで、個別にレビューするよりも早くギャップや矛盾点が明らかになります。
- プランナーをシーズン前のチェックリストとして活用しましょう。シーズン開始の4～6週間前にパート2に取り組み、応募書類が届き始める前に、すべての自動メールテンプレートが正確であることを確認してください。
- シーズン終了後には必ず更新してください。シーズン中に追加、変更、削除された連絡事項を記録し、提出前にプランナーを更新してください。
- 入学担当スタッフ全員に共有してください。応募者からの問い合わせに対応するスタッフは全員、各段階でどのような連絡事項が発信され、誰がその担当者であるかを把握しておく必要があります。
テンプレートをダウンロード
|
OpenApply応募者コミュニケーションプランナー PDF - 入学シーズン前に毎年見直し |
PDFをダウンロード |
要約すれば
- シーズン開幕前にチームでパート1を完了してください。すべての接点をマッピングすることで、個人のレビューでは見落としてしまうギャップが明らかになります。
- パート2は、応募受付開始の4～6週間前に、シーズン前の最終確認チェックリストとして使用してください。
- シーズンごとにプランナーを更新し、コミュニケーションがどのように管理されたかの記録として保管してください。
OpenApplyサポートチームは、自動メールテンプレートの設定やトリガー構成についてサポートいたします。