Départ d'un membre du personnel : Liste de vérification pour la suppression des données à destination des administrateurs scolaires

Comment révoquer les accès, réaffecter les dossiers et protéger les données scolaires lors du départ d'un employé ? – avec une liste de contrôle pratique pour les administrateurs et les responsables informatiques.

Les mouvements de personnel sont monnaie courante dans les établissements scolaires, mais ils comportent un risque pour les données souvent sous-estimé. Lorsqu'un employé quitte l'établissement – que ce soit à la fin de son contrat, en cours d'année ou de manière inattendue – son accès aux dossiers des élèves, aux systèmes administratifs et aux données confidentielles ne disparaît pas automatiquement. Sans procédure de départ clairement définie, les écoles peuvent se retrouver avec d'anciens employés disposant toujours d'identifiants actifs des semaines, voire des mois après leur départ.

Cet article propose une liste de contrôle pratique pour la sortie des employés, destinée aux administrateurs scolaires et aux responsables informatiques, couvrant la révocation des accès, la réaffectation des dossiers et la protection des données sur les plateformes Faria et les systèmes connectés.

L'accès doit être révoqué au plus tard le dernier jour de travail du membre du personnel, et non après. Les retards à cette étape constituent l'une des lacunes les plus fréquentes en matière de gouvernance des données dans les établissements scolaires, et l'une des plus faciles à corriger grâce à une procédure claire.

Pourquoi le départ du personnel est un problème de données

On peut facilement considérer le départ d'un employé comme un processus RH. En pratique, c'est aussi un processus de gouvernance des données. Un employé qui quitte l'entreprise peut avoir eu accès à :

Dossiers scolaires et données d'évaluation des élèves dans ManageBac+
Informations personnelles du candidat dans OpenApply
Documents relatifs aux programmes et à la planification dans Atlas
Données d'activité et de consentement dans SchoolsBuddy
Lecteurs partagés, messagerie électronique et plateformes de communication
Intégrations tierces connectées aux systèmes scolaires

Chacun de ces points représente une source potentielle de divulgation si l'accès n'est pas correctement restreint. Dans les établissements scolaires soumis au RGPD, à la PDPA ou à des réglementations similaires en matière de protection des données, le maintien d'un accès non révoqué aux données personnelles après la fin d'une relation de travail peut constituer un risque de non-conformité.

Liste de vérification pour le départ des employés

Utilisez cette liste de contrôle comme point de départ et adaptez-la aux systèmes et à la structure spécifiques de votre établissement. La liste est organisée en trois phases : avant le dernier jour, le dernier jour et dans la semaine suivant le départ.

Avant le dernier jour

Action	Propriétaire	Notes
Identifiez tous les systèmes auxquels le membre du personnel a accès.	Responsable informatique	Vérifiez les informations avec votre registre d'accès ou votre audit des autorisations.
Identifiez les enregistrements, les classes ou les flux de travail attribués à cette personne.	Administration scolaire / Registraire	Dans ManageBac+ : vérifiez la responsabilité des cours, les affectations des conseillers, les rôles parascolaires
Organiser la passation des tâches en cours ou des communications étudiantes	Responsable hiérarchique	Documentez qui prend la relève et assurez la continuité pour les élèves et les familles.
Identifiez tous les comptes tiers créés avec une adresse courriel scolaire.	Responsable informatique	Inclut des intégrations, des outils de sondage, des plateformes de communication et des comptes partagés
Confirmez la date de départ et le dernier jour d'accès auprès des RH.	Ressources humaines / Administration scolaire	Veillez à ce que les services informatiques et administratifs soient prévenus à l'avance, et non le jour même.

Le dernier jour

Action	Propriétaire	Notes
Désactiver ou supprimer l'utilisateur de ManageBac+	Responsable informatique / Administrateur	Ne supprimez pas le compte si des données historiques y sont associées ; désactivez-le pour préserver les archives.
Révoquer l'accès à OpenApply	Service des admissions	Vérifiez les accès réservés au personnel et à tous les candidats.
Supprimer d' Atlas et de tout espace de travail partagé relatif aux programmes d'études	Coordonnateur pédagogique / Informatique	Transférer la propriété de tous les documents ou plans dont ils étaient propriétaires
Désactivez le compte de messagerie scolaire ou configurez une redirection automatique.	Responsable informatique	Redirection automatique vers le responsable hiérarchique pour une période définie (généralement 30 jours).
Révoquer l'accès aux lecteurs partagés et aux outils de collaboration	Responsable informatique	Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox, Notion ou équivalent
Supprimer de SchoolsBuddy et de tout système de gestion d'activités	Coordinateur administratif/d'activités	Réaffecter les séances, clubs ou itinéraires de transport actifs qu'ils géraient.

Dans la semaine suivant le départ

Action	Propriétaire	Notes
Réattribuer les dossiers, cours et rapports des étudiants à un nouveau responsable du personnel.	Administration scolaire / Registraire	Veillez à ce qu'aucun élève ne soit laissé sans conseiller, enseignant ou personne-ressource attitrée.
Vérifier toutes les intégrations tierces liées au compte du membre du personnel partant	Responsable informatique	Mettez à jour les clés API, les identifiants partagés ou la propriété du compte, le cas échéant.
Confirmez que tous les accès ont été révoqués par une brève vérification.	Responsable informatique	Exécutez un rapport d'autorisations dans ManageBac+ ou OpenApply pour vérifier que le compte n'est plus actif.
Consignez le départ dans le registre des ressources humaines ou le registre d'accès de votre établissement scolaire.	Ressources humaines / Administration scolaire	Utile pour les futurs audits et examens d'accréditation

Note sur la désactivation et la suppression

Dans la plupart des cas, il est préférable de désactiver un compte utilisateur plutôt que de le supprimer définitivement. La suppression peut effacer des données historiques – telles que les évaluations saisies par l'enseignant, les communications échangées via la plateforme ou les journaux d'audit – que l'établissement peut avoir besoin de conserver à des fins de conformité ou d'accréditation.

La désactivation d'un compte dans ManageBac+ ou OpenApply préserve l'historique tout en empêchant l'utilisateur de se connecter. En cas de doute sur la méthode à adopter conformément à la politique de conservation des données de votre établissement, veuillez contacter votre interlocuteur FariaSupport .

Conseils et considérations

Intégrez la procédure de départ à votre processus RH : les services informatiques et administratifs doivent être informés des départs en même temps que le service RH entame la procédure, et non après le dernier jour.
Traiter différemment les départs inattendus : si un membre du personnel quitte l’entreprise subitement ou dans des circonstances difficiles, son accès doit être révoqué immédiatement, sans attendre la date de départ prévue.
Tenir un registre d'accès simple – un document partagé répertoriant les systèmes auxquels chaque membre du personnel a accès – accélère considérablement le processus de départ et réduit le risque d'oublier une plateforme.
Revoyez votre processus annuellement – les tendances en matière de roulement du personnel évoluent, et votre liste de contrôle des départs doit être révisée au début de chaque année universitaire.

En résumé

L'accès doit être révoqué au plus tard le dernier jour de travail d'un membre du personnel, et non après.
La procédure de révocation d'accès se déroule par phases : préparation avant le départ, action le dernier jour et audit de vérification dans la semaine suivante.
Désactiver les comptes plutôt que de les supprimer afin de préserver l'historique des transactions à des fins de conformité et de reporting.
Tenir un registre des accès afin que le processus de départ soit cohérent, rapide et vérifiable.

Un processus de départ du personnel bien organisé protège les données des élèves, garantit la conformité et assure la propreté et l'exactitude de vos environnements ManageBac+ , OpenApply , Atlas et SchoolsBuddy . FariaSupport peut vous accompagner dans les audits d'autorisations et la gestion de vos comptes dans le cadre de votre contrat d'assistance.