نموذج: مخطط التواصل مع المتقدمين لبرنامج OpenApply
وثيقة تخطيط بصيغة PDF قابلة للطباعة تحدد كل اتصال ترسله مدرستك إلى عائلات المتقدمين عبر مسار القبول - مما يضمن عدم تفويت أي شيء ووضوح المسؤولية قبل بدء الموسم.
تتوقع العائلات تواصلاً دقيقاً وفي الوقت المناسب طوال عملية القبول. عندما تعمل المدارس بدون خطة تواصل موثقة، تتأخر رسائل البريد الإلكتروني، وتحتوي النماذج على معلومات قديمة، ويرسل موظفون مختلفون رسائل متضاربة إلى العائلة نفسها. يوفر مخطط التواصل مع المتقدمين لفريق القبول وثيقة مرجعية واحدة تُحدد جميع نقاط التواصل بدءاً من الاستفسار الأولي وحتى التسجيل.
تم تصميمه ليتم إكماله قبل بدء موسم القبول ومراجعته سنوياً - وليس كتابته مرة واحدة ثم نسيانه.
من فريق OpenApply : السبب الأكثر شيوعًا لشكاوى العائلات خلال موسم القبول ليس خللًا في النظام، بل هو قصور في التواصل. إما أن الرسالة لم تُرسل، أو أُرسلت متأخرة جدًا، أو احتوت على معلومات غير صحيحة. صُمم هذا المخطط للقضاء على هذه المشاكل الثلاث.
ما يشمله المخطط
يتكون ملف PDF من ثلاثة أجزاء:
- الجزء الأول - خريطة التواصل في مسار العمل - جدول يغطي 19 نقطة اتصال في جميع مراحل التواصل، بدءًا من الاستفسار وحتى الرفض أو الانسحاب، مع أعمدة للتوقيت والقناة وملاحظات المالك. أضف أو احذف صفوفًا لتتوافق مع مسار عمل مدرستك.
- الجزء الثاني - قائمة مراجعة ما قبل الموسم - 10 عناصر يجب تأكيدها قبل بدء الموسم، وتغطي دقة القالب الآلي، وتنسيق الهاتف المحمول، وعناوين الرد، وموافقة مدير القبول.
- الجزء 3 - سجل ملكية الاتصالات - يسجل من يملك كل نوع من أنواع الاتصالات، ومتى تمت مراجعة الخطة آخر مرة، ومتى يحين موعد المراجعة التالية.
كيفية استخدام هذا القالب
- أكملوا الجزء الأول كفريق - اجمعوا مدير القبول وأي شخص مسؤول عن إدارة OpenApply في جلسة واحدة لرسم خريطة لجميع الاتصالات؛ فهذا يكشف الثغرات والتناقضات بشكل أسرع من المراجعة الفردية.
- استخدم المخطط كقائمة مراجعة قبل الموسم - أنجز الجزء الثاني قبل أربعة إلى ستة أسابيع من بدء الموسم، وتأكد من دقة كل نموذج بريد إلكتروني آلي قبل بدء وصول الطلبات.
- قم بالتحديث بعد كل موسم - دوّن أي اتصالات تمت إضافتها أو تغييرها أو حذفها خلال الموسم، وقم بتحديث المخطط قبل حفظه.
- شارك هذه المعلومات مع جميع موظفي القبول - يجب على كل من يتعامل مع استفسارات المتقدمين معرفة المراسلات التي يتم إرسالها في كل مرحلة ومن المسؤول عنها.
قم بتنزيل القالب
|
مخطط اتصالات المتقدمين لوظائف OpenApply ملف PDF - مراجعة سنوية قبل موسم القبول |
تنزيل ملف PDF |
في ملخص
- أكملوا الجزء الأول كفريق قبل انطلاق الموسم - فرسم خريطة لكل نقطة اتصال يكشف عن الثغرات التي تغفلها المراجعة الفردية.
- استخدم الجزء الثاني كقائمة مراجعة للموافقة قبل الموسم بأربعة إلى ستة أسابيع قبل فتح باب التقديم.
- قم بتحديث المخطط بعد كل موسم واحفظه كسجل لكيفية إدارة الاتصالات.
يمكن لفريق دعم OpenApply المساعدة في إعداد قوالب البريد الإلكتروني الآلية وتكوين المشغلات.